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Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10 und die aktuellen und zukünftigen Anforderungen in Sachen Mobilität

Mit der Pandemie-Krise haben viele Immobilienverwaltungen das Homeoffice entdeckt. Einige davon haben diese Zeit nur mit grosser Mühe überstanden, insbesondere wenn der Zugang zu Dokumenten, die für die tägliche Arbeit unerlässlich sind, nicht oder nur mit zusätzlichem Arbeitsaufwand möglich war. Andere hingegen, die vor der Pandemie den Weg des elektronischen Dokumentenmanagements eingeschlagen haben, hatten weniger Schwierigkeiten sich der neuen Situation anzupassen.

Obwohl diese Pandemie noch nicht vorbei ist, hat eine Vielzahl von Mitarbeitern den Weg zurück ins Büro und an ihren gewohnten Arbeitsplatz gefunden. Der unerwartete Durchzug des Covid hat unsere Arbeitsgewohnheiten jedoch verändert und zeigt uns, dass Homeoffice auch in Zukunft nicht mehr zu ignorieren ist, da die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Heimarbeit entdeckt haben. Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern mittlerweile, einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus zu machen.

Damit Homeoffice genauso effizient ist wie Büroarbeit, muss der Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit gewährleistet sein.

Immob10 und sein integriertes DMS ermöglichen es, beliebige Papierdokumente zu digitalisieren und an die betroffene Person zu senden. Gleiches gilt für PDF-Dokumente, welche die Verwaltung per E-Mail erhält. Bei Rechnungen eines Lieferanten versucht das System, den Kreditor, die Art der Arbeit, seine Bankverbindung sowie die betroffene Liegenschaft mit der dazugehörigen Kontierung zu ermitteln. Diese Vorverarbeitung beschleunigt die Arbeit des Buchhalters erheblich, da nur die fehlenden Daten ergänzt werden müssen. Bei dieser Arbeit verfügt der Buchhalter über die digitale Version der Rechnung. Das DMS-Dokument wird dann verknüpft und den vom Arbeitsprozess betroffenen Elementen zugeordnet. Für Rechnungen werden zum Beispiel Verknüpfungen zur der Unterhaltshistorik der Liegenschaft, zum Kreditorenkonto und der Buchhaltung (Verwaltungsrechnung / Nebenkosten) angelegt.

Da Immob10 eine Webanwendung ist, sind alle Dokumente von jedem Tool aus (PC, Tablet, Laptop) und überall (im Büro, Homeoffice und während der Wohnungsabnahme) zugänglich. Im Gegensatz zu Anwendungen, welche mit Tools der vorherigen Generation entwickelt wurden, verzichtet Immob10 auf schwerfällige und störungsanfällige Schnittstellen und kann so den heutigen Anforderungen in Sachen Mobilität voll entsprechen.

Die Architektur von Immob10 ermöglicht Eigentümern von Liegenschaften oder Stockwerkeigentümern den direkten und sicheren Zugriff auf Dokumente, ohne dass Programme oder Programmfragmente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung installiert werden müssen.

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Immob10-Pro verfügt neu über ein Werkzeug, welches die Verwaltung und Kontrolle der Fristen vereinfacht.

Der Eigentümer erwartet von der Verwaltung, dass die Fristen und Auflagen der anvertrauten Liegenschaften auf präzise Art und Weise verwaltet werden. Dies ist für den Verwalter nicht immer einfach, ist doch dieser für mehrere Mandate verantwortlich. Nebst den üblichen Arbeiten wie die Ueberwachung der Schadenfälle, der Organisation von Besuchen für die Wiedervermietung von Wohnobjekten, der Wohnungsabnahmen und dem Erstellen von Arbeitsaufträgen zu Handen der Handwerker, der Auswahl neuer und solventen Mieter, ist es nicht immer einfach die Fristen und die anderen Aufgaben im Griff zu behalten.

Ohne Einhaltung einer strengen Kontrolle kann es vorkommen, dass wichtige Termine übersehen werden, was zum Beispiel zu Mietzinsverlusten für den Eigentümer führen kann.

In der Version Immob10-Pro ist nun die Terminkontrolle im Verwalter-Dashboard integriert. Mit untenstehendem Beispiel eines Mietvertrages für Geschäftsräumlichkeiten wird der Vorteil dieses neuen Werkzeuges klar aufgezeigt:
Im Juni 2013 hat die Firma «Beispiel AG» einen Mietvertrag für Geschäftsräumlichkeiten mit einer Vertragsdauer von 10 Jahren abgeschlossen, wobei eine Option für dessen Verlängerung von 5 Jahren vorgesehen wurde. Diese Option muss mindestens 24 Monate vor Ablauf des Vertrages eingelöst werden. Mit diesem Beispiel muss sich der Mieter spätestens im Monat Mai des Jahres 2021 äussern. Auf der Basis der vordefinierten Parameter wird der Verwalter automatisch im März 2021 eine Aufgabe erhalten, damit dieser die notwendigen Schritte unternehmen kann. Ohne Reaktion des Verwalters (ferienhalber oder krankheitshalber abwesend) innert einer vordefinierten Frist wird die Aufgabe automatisch einer anderen Person weitergeleitet. Falls der/die Stellvertreter(in) auf diese neue Aufgabe nicht reagiert, wird die Aufgabe dem Systemadministrator weitergeleitet.

Mit der Akzeptanz der Aufgabe aktiviert das System automatisch die Historik der ausgeführten Arbeiten und stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Aufgabe einer anderen Person für die weiteren Schritte weiterzugeben. Das System speichert somit im Detail sämtliche ausgeführten Arbeiten des Prozesses, welche am Bildschirm angezeigt werden können. Jeder Mitarbeiter der Verwaltung hat dank der Terminkontrolle permanent die Uebersicht seiner neuen Aufgaben, der in Arbeit befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben.
Die Terminkontrolle im Dashboard kann für die Mietverträge, die Arbeitsaufträge, die Wartungsverträge der Handwerker, die Versicherungspolicen usw. parametrisiert werden, sodass das Personal der Verwaltung von mühsamen Kontrollen befreit wird. Der Administrator verfügt über einen Gesamtüberblick der Aufgaben mit dem jeweiligen Status.

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Bei der Entwicklung der Web-Applikation immob10 wurde ganz speziell darauf geachtet, dass der Verwalter nicht durch ein rigides Buchhaltungssystem beeinträchtigt wird, was bei der Acquisition von neuen Mandanten ausschlaggebend sein kann.

So kann der Verwalter für jede Liegenschaft eine eigenständige Buchhaltung mit einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung führen, wobei der Kontoplan frei aufgebaut und den Anforderungen des Eigentümers angepasst werden kann. Je nach Komplexität der Buchhaltung kann in der Parameterdatei des Kontoplanes die Nummerierung der Kontos festgehalten werden, egal ob eine vierstellige, sechsstellige, achtstellige oder sogar mehr Stellen für die Nummerierung erwünscht ist. Beim Erstellen des Kontoplanrasters wird jedes Konto einer Klasse, Gruppe oder Untergruppe zugewiesen, sodass damit anschliessend auch die notwendigen Zwischentotale beim Erstellen der Bilanz ausgelöst werden können. Selbstverständlich kann die Buchhaltung ebenfalls für Mwst-optierte Liegenschaften geführt werden.

Die Mieter- oder Stockwerkeigentümerbuchhaltung ist direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft, sodass der Verwalter Gewähr hat, dass diese immer übereinstimmt. Eine falsch erfasste Buchung kann mit einem einfachen Klick annulliert werden, was zur Folge hat, dass die Buchhaltung automatisch entsprechend geändert wird. Der Entscheid mit oder ohne der buchhalterischen Sollstellung die Mieterbuchhaltung zu führen kann individuell pro Mandat eingestellt werden. Mit der ersten Variante wird monatlich oder je nach eingestellter Zahlungsperiode die Miete sollgestellt, bei der zweiten Variante hingegen nur das Inkasso verbucht. In jedem Fall beinhaltet das System ein ausgefeiltes Mahnwesen, welches die rechtlichen Termine je nach Mahnstufe voll berücksichtigt.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ebenfalls direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft. Bei der Erfassung der Rechnung kann der Anwender bestimmen ob ein Skontoabzug bei einer schnellen Zahlungsweise vorgenommen werden soll oder nicht. Dieser Skontoabzug wird beim Ausführen der Zahlung direkt in der Buchhaltung ausgewiesen, sofern das eingegebene Zahlungsziel berücksichtigt wurde. Falls eine Rechnung eine Mwst-optierte Liegenschaft betrifft, kann der Vorsteuerabzug direkt auf der Basis der eingestellten Parameter geltend gemacht werden, wobei eine manuelle Uebersteuerung immer möglich ist.

Ein Eigentümer, welcher gleichzeitig mehrere Mandate der Liegenschaftsverwaltung anvertraut, wünscht oft, dass für jede Liegenschaft eine Verwaltungsrechnung geführt wird und die Buchhaltung sämtliche Transaktionen seiner Liegenschaften abbildet. Mit einem solchen Konzept wird in den meisten Fällen nur eine Bankverbindung für den Zahlungsverkehr eingesetzt. Dank der flexiblen Parametrisierung können die buchhalterischen Anforderungen der Eigentümer voll berücksichtigt werden. Dieses System wird auch von Liegenschaftsverwaltungen intern für Mandate eingesetzt, für welche eine komplette Buchführung nicht gewünscht ist und eine Verwaltungsrechnung den Anforderungen der Eigentümer entspricht.

Investorengruppen wünschen sehr oft, dass ihre Liegenschaften mit eigenen Buchhaltungen verwaltet werden, jede buchhalterische Operation jedoch gleichzeitig ebenfalls ein «Kollektiv-Hauptbuch» aktualisiert. Die Verbindungsart zum «Kollektiv-Hauptbuch» kann individuell pro Liegenschaft und pro Konto definiert werden.

Falls bei einer Liegenschaft mit einer eigenständigen Buchhaltung vorübergehend ungenügende liquide Mittel vorhanden sind, besteht die Möglichkeit den Zahlungsverkehr via die Buchhaltung der Liegenschaftsverwaltung abzuwickeln, ohne dass manuelle Buchungen erfasst werden müssen. Auch hier ist der Automatismus voll gewährleistet.

Die buchhalterischen Tools der Web-Applikation immob10 – Pro bieten nebst einem hohen Bedienungskomfort und einer übersichtlichen Datenpräsentation ebenfalls eine Vielzahl von Auswertungen an.

Mittels einem optionalen Tool kann der Verwalter den Eigentümern einen begrenzten Online-Zugang auf die Daten freigeben, so dass Rapporte und Auswertungen auf Papier nicht mehr gedruckt werden müssen.

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Ueblicherweise verfügt die Liegenschaftsverwaltung, welche auf die Web-Lösung immob10 umsteigen will, schon über eine Software, mit welcher sie die anvertrauten Mandate verwaltet. Solche alte Softwarelösungen werden entweder nicht mehr gewartet und/oder entsprechen nicht mehr den Erwartungen der Liegenschaftsverwalter in Sachen Mobilität und Web-Integration. Die Liegenschaftsverwaltung entscheidet sich somit auf die Web-Applikation immob10 umzusteigen um die üblichen Tagesgeschäfte und buchhalterischen Anforderung zu erfüllen, aber vor allem auch über die neuesten Technologien in Sachen Mobilität und Kommunikation verfügen zu können ohne dass dabei veraltete Schnittstellen eingesetzt werden müssen.
Wenn die bestehende Datenmenge nicht zu gross ist, wird die Verwaltung dazu neigen, die Daten komplett neu zu erfassen. Gleichzeitig können dabei die alten Daten kontrolliert und falls notwendig aktualisiert werden. Dank dieser Option verfügt die Verwaltung beim Starten mit der Web-Lösung immob10 über aktuelle Daten und bringt gleichzeitig den Vorteil mit sich, dass die Personen, welche mit der Erfassung beauftragt waren, die Web-Lösung kennen und Nachschulungen nicht mehr notwendig sind.

Diese Option bringt jedoch zwei Nachteile mit sich, welche nicht zu unterschätzen sind:
– Die bestehende Software muss während einer bestimmten Zeit beibehalten werden damit auf die Historik allgemein zugegriffen werden kann, auch wenn die Daten nicht mehr verändert werden. Ganz speziell betrifft dies die Buchhaltungsabschlüsse aus den Vorjahren und die Unterhaltdatei der Objekte, welche in einigen Fällen mehrere Jahrzehnte Daten beinhaltet.
– Der zweite Nachteil bezieht sich auf die Verfügbarkeit des Personals. Selten sind die Verwaltungen, welche über ausgebildetes Personal verfügen und welche auch die notwendige Zeit investieren können, um die Daten zu erfassen, ohne den Prozess des Tagesgeschäftes ins Schwanken zu bringen.

Wenn das notwendige Personal für die Datenerfassung nicht zur Verfügung steht oder die zu erfassende Datenmenge zu gross ist, wird die automatisierte Datenmigration ins Auge gefasst. Diese hängt von der Verfügbarkeit der Daten aus dem bisherigen System ab. In seltenen Fällen stellt der Lieferant der bisherigen Software keine Tools für den Datenexport zur Verfügung.
Im Normalfall können die Daten teilweise oder sogar komplett migriert werden, abhängig von der Kompatibilität der bisherigen buchhalterischen Struktur mit der neuen Applikation immob10.
Bei einer Teilmigration werden die Liegenschaftsstammdaten, Objektstammdaten und Mieterstammdaten übernommen, wobei oft ebenfalls die Kreditorenstammdaten und die Unterhaltsdatei der Objekte übernommen werden kann. Wie bei einer manuellen Datenerfassung wird in einem solchen Fall empfohlen, die bisherige Software zu Abfragezwecken (Historik) während einer gewissen Zeit beizubehalten.

Für Liegenschaftsverwaltungen, welche die Softwarelösung immob8.5 einsetzen, besteht die Möglichkeit sämtliche Daten, inklusive der Historik, zu migrieren. Bei dieser Migration werden ebenfalls die buchhalterischen Daten, inklusive der Abschlüsse, über eine nicht begrenzte Zeitdauer migriert. Obschon es sich bei der Softwarelösung immob8.5 um ein Standardprodukt handelt, welches noch über Jahre weiter gewartet wird, muss die Datenmigration von einem Projektverantwortlichen überprüft werden. Es geht dabei um die Kontrolle der Daten sowie um spezifische Datenerfassungen zu erkennen, damit die Auslagerungsprogramme seitens immob8.5 oder die Importapplikationen von immob10 angepasst werden können. Dank diesem Vorgehen können manuelle Daten-Anpassungen auf ein Minimum beschränkt werden. Es liegt jedoch auf der Hand, dass die ursprüngliche Datenqualität für eine erfolgreiche Migration ausschlaggebend ist. So können zum Beispiel nur IBAN-Bankkontonummern übernommen werden, da alte Bankkontonummern beim Import von der Applikation immob10 abgewiesen werden.

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Die Ausbildung – unentbehrlich um die Web-Applikation Immob10 voll zu nutzen

Die Web-Lösung Immob10 ist für die Profis der Liegenschaftsverwaltung bestimmt und deckt mit den vorhandenen Modulen alle Arbeitsgebiete ab welche den Anforderungen der Eigentümer, Stockwerkeigentümer oder Wohnbaugenossenschaften entsprechen.

Obschon bei der Entwicklung die heute gültigen Standards berücksichtigt wurden und ein komplettes Handbuch in deutscher und französischer Sprache zur Verfügung steht, wird der Anwender möglicherweise bei der täglichen Arbeit Fälle antreffen welche ihm unklar sind und für welche er keine Antwort oder Lösung  gefunden hat.  In solchen Fällen stehen folgende Ausbildungs- und/oder Supportmöglichkeiten zur Verfügung:

  • Support par Mail an support@thurnherr.ch
  • Telefonischer Support während den Bürozeiten via die Nummer 058 255 1234
  • Halbtägige oder ganztägige Ausbildung in den Räumlichkeiten der TSAB Thurnherr SA in der Westschweiz oder in der Deutschschweiz, gemäss Kursplan. Die Kurse sind in deutscher oder französischer Sprache verfügbar und werden den Ortüblichkeiten angepasst. Für Lehrlinge, welche Kurse besuchen, bietet TSAB Thurnherr spezielle Konditionen an. Diese Kursart erlaubt einen Erfahrungsaustausch mit anderen Verwaltern welcher zu einer Optimierung des Arbeitsprozesses der Verwaltung führen kann.
  • Ausbildung am Kundendomizil durch Profis der Immobilienbranche welche eine lange Erfahrung in diesem Bereich mit sich bringen. Mit dieser Ausbildungsmethode können gleichzeitig mehrere Mitarbeiter mit reellen Problemstellungen des verwalteten Portfolios ausgebildet werden. Vorerst wird ein Bildungsplan definiert, welcher den Kenntnisstand der auszubildenden Personen berücksichtigt. Im normalen Fall werden halbtägige Schulungen vorgeschlagen damit die ausgebildeten Anwender anschliessend ihre neuen Kenntnisse auch gleich in die Praxis umsetzen können. Mit dieser Schulungsmethode erfasst der Anwender, unter Aufsicht des Bildungstrainers, reelle Kundendaten, welche ihm anschliessend erlauben die Möglichkeiten der Parametrisierung der Applikation voll zu nutzen und damit den Anforderungen seiner Kundschaft entsprechen zu können. Nach Abschluss der Ausbildung besteht die Möglichkeit die Weiterbildung der Anwender mit halbtägigen oder ganztägigen Kursen zu einzuplanen.

Sämtliche Supportdienstleistungen werden durch ausgebildete Personen erbracht, welche mit der Branche bestens vertraut sind. Die grosse Mehrheit unserer Supporter verfügen über SVIT- oder USPI-Zertifikate.

🔟 Neuheiten ZUGANGSPORTAL Eigentümer, Mieter, Hauswarte, Stockwerkeigentümer, Genossenschafter

Die Immob10-Web-Applikation für die Verwaltung von Mietliegenschaften, Liegenschaften im Stockwerkeigentum oder Wohnbaugenossenschaften ist jetzt mit einem Zugangsportal verfügbar für die Eigentümer, die Stockwerkeigentümer oder die Hauswarte, welche in den Liegenschaften tätig sind, deren Verwaltung Ihnen anvertraut sind. Die Anforderungen bezüglich der Publikation von Informationen sind meistens von Verwalter zu Verwalter sehr unterschiedlich. Aus diesem Grund bieten wir ein Standard-Zugriffstool an, mit welchem der Inhalt der Publikationen gemäss den Wünschen, Anforderungen und Arbeitsprozessen der Verwaltung individualisiert werden kann.

Beispielsweise haben die Hauswarte rund um die Uhr über ihr Handy Zugriff auf die Hauptinformationen der Bewohner der Liegenschaft, während die Eigentümer die Buchhaltungssituation sofort kennen. Die Mieter ihrerseits melden den Schaden mit ihrem Handy an, indem sie ein Foto hinzufügen, was die Arbeit des Verwalters bei der Lösung des Problems vereinfacht.
Unsere Projektmanager stehen Ihnen zur Verfügung, um mit Ihnen die Lösung für Ihre Verwaltung zu erörtern.