Die STOWE-Verwaltung

Die STOWE-Verwaltung beruht noch zu oft auf Tools, die für andere Zwecke entwickelt wurden (Mietverwaltungssoftware, klassische Buchhaltungsprogramme oder Excel) und bei denen die STOWE-Funktion nachträglich hinzugefügt worden ist. Dies macht die Kernaufgaben komplexer:

✅ Vollständige, konforme und übersichtliche STOWE-Buchhaltung
✅ QR-Rechnungen, Steuerbescheinigungen, Kapitalabrufe mit wenigen Klicks
✅ Stockwerkeigentümerportal mit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente
✅ Vereinfachte Überwachung für Rechnungsprüfer
✅ Berechnung der Beschlussfähigkeit, Präsenzliste etc.

Mit dem ERP-System Immob10 (auch Immobiliensoftware genannt) können Sie zu einer reibungslosen, transparenten und automatisierten Verwaltung übergehen, da unsere Lösung von Anfang an auf die spezifischen Bedürfnisse von Stockwerkeigentümergemeinschaften zugeschnitten wurde.

Profitieren Sie von einem modernen Service und gewinnen Sie an Effizienz im Alltag.

Weitere Informationen : NEWSLETTER Frühling 2025

Neues optionales Modul für die Archivierung

IMMOB10 – Neues optionales Modul für die Archivierung

Das normale Leben einer Immobilienverwaltung besteht aus neuen Verwaltungsmandaten, aber auch aus dem Verlust von Mandaten. Nach dem buchhalterischen und administrativen Abschluss eines verlorenen Mandats möchte der Verwalter die Daten einige Jahre lang aufbewahren, um eventuelle Fragen seiner ehemaligen Kunden beantworten zu können.

Die Lizenz für die Nutzung der Anwendung Immob10 basiert auf einer maximalen Anzahl von verwalteten Objekten. Verlorene Mandate zählen bei der Berechnung der verwalteten Objekte weiterhin mit. Mit neuen Mandaten wird sich der Verwalter früher oder später gezwungen sehen, die Nutzungslizenz zu erhöhen und wird neue Betriebskosten tragen müssen.

Mit dem neuen optionalen Archivierungsmodul kann die Lizenzerhöhung umgangen werden, indem die Liegenschaften am Ende des Mandats archiviert werden. Mit der Archivierung gibt das System die Anzahl der Objekte frei, die nicht mehr gebraucht werden.

Die Archivierung einer Liegenschaft ist nur möglich, wenn das Enddatum des Mandats eingegeben wurde. Nach der Archivierung ist es nicht möglich, die Nummer der archivierten Liegenschaften für eine neue Liegenschaft zu verwenden. Die Liegenschaftsnummer ist also eindeutig, egal ob es sich um eine verwaltete oder archivierte Liegenschaft handelt.

In der Liste der Liegenschaften hat der Anwender die Möglichkeit, alle Liegenschaften, aktive Liegenschaften oder archivierte Liegenschaften anzuzeigen. Archivierte Liegenschaften werden in Rot angezeigt.

Der Anwender kann frei auf eine archivierte Liegenschaft zugreifen, aber jegliche Änderungen oder Ergänzungen werden untersagt. Insbesondere ist es nicht möglich, Buchungen zu erfassen oder einen Mieter zu ändern. Das System wird jedoch ermöglichen, Buchhaltungsergebnisse (Bilanzen usw.) oder Mietspiegel auszudrucken. Es besteht sogar die Möglichkeit eine Liste der Mietzinsausstände zum Zeitpunkt der Archivierung auszudrucken.

Die Archivierung einer Liegenschaft kann nicht rückgängig gemacht werden.

immob10 – Warum eine Webanwendung ?

Immobilienverwaltung: Die wichtigsten Gründe, sich heute für eine Webanwendung anstelle einer in der eigenen IT-Umgebung installierten Anwendung zu entscheiden.

Wenn der Liegenschaftsverwalter (Mietwohnungen oder Stockwerkeigentum) seine IT-Tools weiterentwickeln möchte, muss er sich nicht nur für eine Anwendung, sondern auch für deren Funktionsweise entscheiden. Im Jahr 2025 gibt es zwei Arten von Anwendungen:

  • Lösung 1: Sind sehr oft auf ein lokales Netzwerk beschränkt oder werden in einer externen Cloud gehostet. Sie erfordern spezielle Konfigurationen auf der Hardware der entfernten Anwender. Die Entwicklung dieser Anwendungen fand oft in der Vergangenheit und auf nicht mehr aktuellen Umgebungen statt, so dass sie mit regelmässigen Updates in der heutigen Computerwelt funktionstüchtig bleiben. Getätigte Investitionen des Entwicklers bleiben damit erhalten.

  • Lösung 2: Web-Anwendungen erfordern keine Installation, unabhängig davon, welches Gerät Sie einsetzen. (Computer, Tablet ..) Eine Internetverbindung und ein Standardbrowser sind notwendig. Keine Installation oder Konfiguration für entfernte Arbeitsteams wie Hauswarte, Eigentümer, Stockwerkeigentümer usw….

Die TSAB Thurnherr SA ist mit beiden Lösungen bestens vertraut, da sie sowohl die Immob8.5- als auch die Immob10-Anwendung entwickelt und vertreibt. Angesichts der rasanten Entwicklung der IT-Technologie empfehlen wir heute die Immob10-Webapplikation, dies aus nachstehenden Gründen:

Geringe Wartungskosten

Updates und Patches werden zentralisiert und nur einmal auf dem Server bereitgestellt, wodurch die Verwaltung mehrerer Versionen in verschiedenen Umgebungen entfällt.

Flexibilität

Die Serverressourcen können je nach Menge der verwalteten Daten erhöht werden. Die Kapazitätserhöhung wird entweder vom Anwender auf der Basis zukünftiger Mandate veranlasst oder vom Systemmanager automatisch bei fehlenden Ressourcen vorgenommen.

Sicherheit

Der externe Anbieter (Hoster) bietet ein hohes Mass an Sicherheit und Backups. Die Datensicherungen werden überwacht und kontrolliert, wodurch eine kontinuierliche Sicherheit gewährleistet wird. Der Hosting-Anbieter investiert massiv in die Sicherheit der Infrastruktur. Die Webanwendung Immob10 profitiert von fortschrittlichen Sicherheitsmechanismen wie Datenverschlüsselung und zweistufiger Zugriffskontrolle.

Zugänglichkeit

Die Webanwendungen sind plattformunabhängig. Ein Zugriff über einen Windows-PC oder MAC, Android- oder iOS-Tablet ist möglich. Das System muss lediglich über einen Browser und einen Internetzugang verfügen.

Reduzierung des technischen Supports und der Verwaltung

Da die WEB-Anwendungen von Providern verwaltet werden, müssen sich die Anwender nicht mehr um Verwaltungsaufgaben kümmern.

Flexible Lösung ohne Investitionen

Die WEB-Anwendung erfordert keine grossen Investitionen. Die vereinbarte Miete ermöglicht ein flexibles und vorhersehbares Finanzmanagement, das auch die Wartung der Anwendung umfasst.

Schlussfolgerung

Die Webanwendung Immob10 ermöglicht eine grössere Flexibilität und geringere IT-Kosten.  Die Nutzungsart ist für sämtliche Personen identisch und gesichert, im Inhouse-Betrieb wie aus der Ferne.

immob10-Verwaltungshonorar

Verwaltungshonorar des Liegenschaftsverwalters oder wie man seinen Umsatz aufrechterhält

Liegenschaftsverwalter sehen sich zunehmend der Konkurrenz von Kollegen ausgesetzt, die das Verwaltungshonorar unterbieten, mit dem Ziel neue Verwaltungsmandate zu erhalten 💼. Häufig ist es für den Eigentümer einer Liegenschaft schwierig, die Arbeit zu erkennen, die der Verwalter leisten muss, um eine gesunde und rentable Verwaltung des ihm anvertrauten Objekts zu gewährleisten 🏠. Nicht selten wird bei der Vergabe eines Mandats nur die Höhe des Jahreshonorars berücksichtigt.

Um diese Falle zu vermeiden, bietet die Anwendung Immob10 die Möglichkeit, das Honorar mit einem festen und einem variablen Teil zu berechnen, und zwar abhängig von den :

  • Mietzinseinkommen (Prozentsatz)
  • effektiv ausgeführten Verwaltungsarbeiten

Durch die Berechnung des Honorars auf der Grundlage eines sogenannten „festen“ Anteils und der tatsächlich geleisteten Arbeit des Verwalters wird das Honorar für den Eigentümer transparent und nachvollziehbar 👀. Der Eigentümer wird weniger geneigt sein, ein schillerndes Angebot eines Konkurrenten zu akzeptieren, das auf einem Pauschalbetrag in Franken basiert oder nur mit einem Prozentsatz der Mieteinnahmen ausgedrückt wird.

Immob10 bietet mehrere Möglichkeiten, Honorare zu berechnen:

  • Prozentual auf Mieteinnahmen oder andere Einnahmen
  • Prozentsatz auf Renovierungsarbeiten für die Bauleitung
  • Mit dem Modul für die automatische Rechnungsstellung von Dienstleistungen, Beispiel: Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben, Publikationen von Leerständen auf dem Internet 🌐 usw…  Mittels einer standardisierten Schnittstelle ermöglicht das System den automatischen Import der erbrachten Leistungen aus einer externen Anwendung 📲.
immob10 mietzinsinkasso

𝐌𝐢𝐞𝐭𝐳𝐢𝐧𝐬𝐢𝐧𝐤𝐚𝐬𝐬𝐨 𝐦𝐢𝐭 𝐝𝐞𝐫 𝐛𝐮𝐜𝐡𝐡𝐚𝐥𝐭𝐞𝐫𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞𝐧 𝐒𝐨𝐥𝐥𝐬𝐭𝐞𝐥𝐥𝐮𝐧𝐠 𝐨𝐝𝐞𝐫 𝐦𝐢𝐭𝐭𝐞𝐥𝐬 𝐝𝐞𝐦 𝐈𝐧𝐤𝐚𝐬𝐬𝐨-𝐕𝐞𝐫𝐟𝐚𝐡𝐫𝐞𝐧?

✨ 𝐌𝐢𝐞𝐭𝐳𝐢𝐧𝐬𝐢𝐧𝐤𝐚𝐬𝐬𝐨 𝐦𝐢𝐭 𝐝𝐞𝐫 𝐛𝐮𝐜𝐡𝐡𝐚𝐥𝐭𝐞𝐫𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞𝐧 𝐒𝐨𝐥𝐥𝐬𝐭𝐞𝐥𝐥𝐮𝐧𝐠 𝐨𝐝𝐞𝐫 𝐦𝐢𝐭𝐭𝐞𝐥𝐬 𝐝𝐞𝐦 𝐈𝐧𝐤𝐚𝐬𝐬𝐨-𝐕𝐞𝐫𝐟𝐚𝐡𝐫𝐞𝐧? 🤔

📌 Die Besonderheit von 𝐈𝐦𝐦𝐨𝐛10 besteht darin, dass sich die Applikation an alle Verwaltungsanforderungen anpasst, welche oft regional unterschiedlich sind.

 

📍 𝐈𝐧 𝐝𝐞𝐫 𝐃𝐞𝐮𝐭𝐬𝐜𝐡𝐬𝐜𝐡𝐰𝐞𝐢𝐳:
In der Deutschschweiz ist meistens die Verwaltung der Mieter oder Stockwerkeigentümer, ohne vorherige «buchhalterische Sollstellung» der zu zahlenden Beträge, nicht denkbar. Das System erstellt für jeden geschuldeten Betrag eine „Rechnung“ und nimmt gleichzeitig die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung vor, d.h. eine Sollbuchung im Konto „Debitoren“ und eine oder mehrere Habenbuchung auf den Konten „Mieten“ und/oder „Nebenkostenvorauszahlungen“ oder auch „Verschiedene Zahlungseingänge“. Wenn der Mietvertrag der Mehrwertsteuer unterliegt, wird eine entsprechende Buchung auf dem Konto „Geschuldete Mehrwertsteuer“ vorgenommen. Der gesamte zu zahlende Betrag befindet sich somit im Konto „Debitoren“. Wenn der Mieter/Eigentümer seine Schuld begleicht, erstellt das System eine Zahlungsbuchung auf seinem Konto und anschliessend in der Buchhaltung der Liegenschaft eine Buchung „Bank / Debitoren“. Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass auf dem Konto „Debitoren“ jederzeit die offenen Beträge gesamthaft ersichtlich sind und die Buchhaltung so immer die tatsächliche Buchungssituation widerspiegelt. Wenn die Liegenschaft ganz oder teilweise der Mehrwertsteuer unterliegt, ist die buchhalterische Sollstellung obligatorisch.

Die meisten Softwarelösungen auf dem Markt berücksichtigen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung die „sollgestellten Akontozahlungen“, was zu Problemen führen kann, wenn der Mieter mit seinen Zahlungen in Verzug ist.

Dies ist bei der Anwendung Immob10 nicht der Fall, da die Anwendung zusätzlich ein „Kontokorrent der tatsächlich geleisteten Akontozahlungen» verwaltet, das in Echtzeit vom Verwalter oder vom Stockwerkeigentümer über das Portal seiner Stockwerkeigentümergemeinschaft eingesehen werden kann.

 

📍In der Westschweiz wird :

In der Westschweiz wird, aus historischen Gründen, sehr häufig auf der Grundlage von Zahlungseingängen gewirtschaftet. Ausnahmen bilden die institutionellen Anleger, die verlangen, dass ihre Buchhaltung mit der buchhalterischen Sollstellung geführt wird, da dies die einzige Möglichkeit ist, jederzeit und ohne zusätzliche Analysen über eine aktuelle Buchhaltungssituation verfügen zu können. Die Daten werden, übrigens periodisch mittels Schnittstellen an den Eigentümer übermittelt. Dasselbe gilt für Immobilien, die teilweise oder vollständig der Mehrwertsteuer unterliegen.

💡 Bei einem auf Zahlungseingängen basierenden System belastet das System jeden Mieter/Stowe mit dem geschuldeten Betrag, indem es eine „Rechnung“ erstellt. Diese wird im Mahnlauf verwendet, wird aber bei ihrer Erstellung nicht verbucht. Die Buchhaltung wird nur zum Zeitpunkt der Zahlung durch den Mieter/Stowe aktualisiert. Das System bucht auf dem Bankkonto den bezahlten Betrag und schreibt den Konten die „Mieteingänge, Heizkostenvorauszahlungen, Diverses“ gut.

⏰ Dieses System wird häufig verwendet, wenn die Liegenschaft nicht über eigene Liquiditätskonten verfügt und dem Sammeltopf der Verwaltung angeschlossen ist. Der Eigentümer verfügt dann regelmäßig über ein Verwaltungsrechnung mit Berichten, die Zahlungseingänge, Ausstände oder Vorauszahlungen belegen. Je nach Ergebnis und Parameter wird das System den verfügbaren Betrag auf das Privatkonto des Eigentümers überweisen oder den Saldo auf die nächste Abrechnung vortragen.

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𝐃𝐚𝐬 𝐒𝐭𝐚𝐧𝐝𝐚𝐫𝐝𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐥 𝐟ü𝐫 𝐒𝐭𝐨𝐜𝐤𝐰𝐞𝐫𝐤𝐞𝐢𝐠𝐞𝐧𝐭ü𝐦𝐞𝐫 (𝐒𝐓𝐖𝐄𝐆) – immob10.ch

🌐 𝐈𝐦𝐦𝐨𝐛10.𝐜𝐡 – 𝐃𝐚𝐬 𝐒𝐭𝐚𝐧𝐝𝐚𝐫𝐝𝐩𝐨𝐫𝐭𝐚𝐥 𝐟ü𝐫 𝐒𝐭𝐨𝐜𝐤𝐰𝐞𝐫𝐤𝐞𝐢𝐠𝐞𝐧𝐭ü𝐦𝐞𝐫 (𝐒𝐓𝐖𝐄𝐆) 🏢

Immob10 bietet 𝐒𝐭𝐨𝐜𝐤𝐰𝐞𝐫𝐤𝐞𝐢𝐠𝐞𝐧𝐭ü𝐦𝐞𝐫𝐧 Zugang zu allen Veröffentlichungen, die der Verwalter der Stowe-Gemeinschaft zur Verfügung stellen möchte.
Die Besonderheit dieses Portals besteht darin, dass der Miteigentümer 𝐢𝐧 𝐄𝐜𝐡𝐭𝐳𝐞𝐢𝐭 𝐙𝐮𝐠𝐚𝐧𝐠 zu allen ihn betreffenden Informationen hat, wie z. B.:

📊 Den Buchungsstand seines Kontos
💰 Die geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen
🧾 Die zu zahlenden und unbezahlten Rechnungen

Der zum 𝐑𝐞𝐯𝐢𝐬𝐨𝐫 ernannte Miteigentümer hat ebenfalls in Echtzeit Zugriff auf die 𝐠𝐞𝐬𝐚𝐦𝐭𝐞 Buchhaltung und die Buchungsbelege.
Der Verwalter der Eigentümergemeinschaft wird das Portal jedes Miteigentümers automatisch mit wesentlichen Dokumenten füttern, darunter:

📄 Steuerbescheinigungen für Renovierungsfonds
💼 Individuelles Budget
📑 Bescheinigung über die steuerlich abzugsberechtigten Kosten

Auch der 𝐛𝐮𝐜𝐡𝐡𝐚𝐥𝐭𝐞𝐫𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞 𝐉𝐚𝐡𝐫𝐞𝐬𝐚𝐛𝐬𝐜𝐡𝐥𝐮𝐬𝐬 der Stockwerkeigentümergemeinschaft wird zur Verfügung gestellt. Dies erspart dem Verwalter die Erstellung einer großen Menge an Papierdokumenten und sorgt so für eine 𝐡ö𝐡𝐞𝐫𝐞 𝐄𝐟𝐟𝐢𝐳𝐢𝐞𝐧𝐳.

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Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10

Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10 und die aktuellen und zukünftigen Anforderungen in Sachen Mobilität

Mit der Pandemie-Krise haben viele Immobilienverwaltungen das Homeoffice entdeckt. Einige davon haben diese Zeit nur mit grosser Mühe überstanden, insbesondere wenn der Zugang zu Dokumenten, die für die tägliche Arbeit unerlässlich sind, nicht oder nur mit zusätzlichem Arbeitsaufwand möglich war. Andere hingegen, die vor der Pandemie den Weg des elektronischen Dokumentenmanagements eingeschlagen haben, hatten weniger Schwierigkeiten sich der neuen Situation anzupassen.

Obwohl diese Pandemie noch nicht vorbei ist, hat eine Vielzahl von Mitarbeitern den Weg zurück ins Büro und an ihren gewohnten Arbeitsplatz gefunden. Der unerwartete Durchzug des Covid hat unsere Arbeitsgewohnheiten jedoch verändert und zeigt uns, dass Homeoffice auch in Zukunft nicht mehr zu ignorieren ist, da die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Heimarbeit entdeckt haben. Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern mittlerweile, einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus zu machen.

Damit Homeoffice genauso effizient ist wie Büroarbeit, muss der Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit gewährleistet sein.

Immob10 und sein integriertes DMS ermöglichen es, beliebige Papierdokumente zu digitalisieren und an die betroffene Person zu senden. Gleiches gilt für PDF-Dokumente, welche die Verwaltung per E-Mail erhält. Bei Rechnungen eines Lieferanten versucht das System, den Kreditor, die Art der Arbeit, seine Bankverbindung sowie die betroffene Liegenschaft mit der dazugehörigen Kontierung zu ermitteln. Diese Vorverarbeitung beschleunigt die Arbeit des Buchhalters erheblich, da nur die fehlenden Daten ergänzt werden müssen. Bei dieser Arbeit verfügt der Buchhalter über die digitale Version der Rechnung. Das DMS-Dokument wird dann verknüpft und den vom Arbeitsprozess betroffenen Elementen zugeordnet. Für Rechnungen werden zum Beispiel Verknüpfungen zur der Unterhaltshistorik der Liegenschaft, zum Kreditorenkonto und der Buchhaltung (Verwaltungsrechnung / Nebenkosten) angelegt.

Da Immob10 eine Webanwendung ist, sind alle Dokumente von jedem Tool aus (PC, Tablet, Laptop) und überall (im Büro, Homeoffice und während der Wohnungsabnahme) zugänglich. Im Gegensatz zu Anwendungen, welche mit Tools der vorherigen Generation entwickelt wurden, verzichtet Immob10 auf schwerfällige und störungsanfällige Schnittstellen und kann so den heutigen Anforderungen in Sachen Mobilität voll entsprechen.

Die Architektur von Immob10 ermöglicht Eigentümern von Liegenschaften oder Stockwerkeigentümern den direkten und sicheren Zugriff auf Dokumente, ohne dass Programme oder Programmfragmente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung installiert werden müssen.

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Die Terminkontrolle – unumgänglich für eine präzise Verwaltung der anvertrauten Mandate

Immob10-Pro verfügt neu über ein Werkzeug, welches die Verwaltung und Kontrolle der Fristen vereinfacht.

Der Eigentümer erwartet von der Verwaltung, dass die Fristen und Auflagen der anvertrauten Liegenschaften auf präzise Art und Weise verwaltet werden. Dies ist für den Verwalter nicht immer einfach, ist doch dieser für mehrere Mandate verantwortlich. Nebst den üblichen Arbeiten wie die Ueberwachung der Schadenfälle, der Organisation von Besuchen für die Wiedervermietung von Wohnobjekten, der Wohnungsabnahmen und dem Erstellen von Arbeitsaufträgen zu Handen der Handwerker, der Auswahl neuer und solventen Mieter, ist es nicht immer einfach die Fristen und die anderen Aufgaben im Griff zu behalten.

Ohne Einhaltung einer strengen Kontrolle kann es vorkommen, dass wichtige Termine übersehen werden, was zum Beispiel zu Mietzinsverlusten für den Eigentümer führen kann.

In der Version Immob10-Pro ist nun die Terminkontrolle im Verwalter-Dashboard integriert. Mit untenstehendem Beispiel eines Mietvertrages für Geschäftsräumlichkeiten wird der Vorteil dieses neuen Werkzeuges klar aufgezeigt:
Im Juni 2013 hat die Firma «Beispiel AG» einen Mietvertrag für Geschäftsräumlichkeiten mit einer Vertragsdauer von 10 Jahren abgeschlossen, wobei eine Option für dessen Verlängerung von 5 Jahren vorgesehen wurde. Diese Option muss mindestens 24 Monate vor Ablauf des Vertrages eingelöst werden. Mit diesem Beispiel muss sich der Mieter spätestens im Monat Mai des Jahres 2021 äussern. Auf der Basis der vordefinierten Parameter wird der Verwalter automatisch im März 2021 eine Aufgabe erhalten, damit dieser die notwendigen Schritte unternehmen kann. Ohne Reaktion des Verwalters (ferienhalber oder krankheitshalber abwesend) innert einer vordefinierten Frist wird die Aufgabe automatisch einer anderen Person weitergeleitet. Falls der/die Stellvertreter(in) auf diese neue Aufgabe nicht reagiert, wird die Aufgabe dem Systemadministrator weitergeleitet.

Mit der Akzeptanz der Aufgabe aktiviert das System automatisch die Historik der ausgeführten Arbeiten und stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Aufgabe einer anderen Person für die weiteren Schritte weiterzugeben. Das System speichert somit im Detail sämtliche ausgeführten Arbeiten des Prozesses, welche am Bildschirm angezeigt werden können. Jeder Mitarbeiter der Verwaltung hat dank der Terminkontrolle permanent die Uebersicht seiner neuen Aufgaben, der in Arbeit befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben.
Die Terminkontrolle im Dashboard kann für die Mietverträge, die Arbeitsaufträge, die Wartungsverträge der Handwerker, die Versicherungspolicen usw. parametrisiert werden, sodass das Personal der Verwaltung von mühsamen Kontrollen befreit wird. Der Administrator verfügt über einen Gesamtüberblick der Aufgaben mit dem jeweiligen Status.

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Die buchhalterischen Tools der Web-Applikation immob10 – Pro

 

 

Bei der Entwicklung der Web-Applikation immob10 wurde ganz speziell darauf geachtet, dass der Verwalter nicht durch ein rigides Buchhaltungssystem beeinträchtigt wird, was bei der Acquisition von neuen Mandanten ausschlaggebend sein kann.

So kann der Verwalter für jede Liegenschaft eine eigenständige Buchhaltung mit einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung führen, wobei der Kontoplan frei aufgebaut und den Anforderungen des Eigentümers angepasst werden kann. Je nach Komplexität der Buchhaltung kann in der Parameterdatei des Kontoplanes die Nummerierung der Kontos festgehalten werden, egal ob eine vierstellige, sechsstellige, achtstellige oder sogar mehr Stellen für die Nummerierung erwünscht ist. Beim Erstellen des Kontoplanrasters wird jedes Konto einer Klasse, Gruppe oder Untergruppe zugewiesen, sodass damit anschliessend auch die notwendigen Zwischentotale beim Erstellen der Bilanz ausgelöst werden können. Selbstverständlich kann die Buchhaltung ebenfalls für Mwst-optierte Liegenschaften geführt werden.

Die Mieter- oder Stockwerkeigentümerbuchhaltung ist direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft, sodass der Verwalter Gewähr hat, dass diese immer übereinstimmt. Eine falsch erfasste Buchung kann mit einem einfachen Klick annulliert werden, was zur Folge hat, dass die Buchhaltung automatisch entsprechend geändert wird. Der Entscheid mit oder ohne der buchhalterischen Sollstellung die Mieterbuchhaltung zu führen kann individuell pro Mandat eingestellt werden. Mit der ersten Variante wird monatlich oder je nach eingestellter Zahlungsperiode die Miete sollgestellt, bei der zweiten Variante hingegen nur das Inkasso verbucht. In jedem Fall beinhaltet das System ein ausgefeiltes Mahnwesen, welches die rechtlichen Termine je nach Mahnstufe voll berücksichtigt.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ebenfalls direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft. Bei der Erfassung der Rechnung kann der Anwender bestimmen ob ein Skontoabzug bei einer schnellen Zahlungsweise vorgenommen werden soll oder nicht. Dieser Skontoabzug wird beim Ausführen der Zahlung direkt in der Buchhaltung ausgewiesen, sofern das eingegebene Zahlungsziel berücksichtigt wurde. Falls eine Rechnung eine Mwst-optierte Liegenschaft betrifft, kann der Vorsteuerabzug direkt auf der Basis der eingestellten Parameter geltend gemacht werden, wobei eine manuelle Uebersteuerung immer möglich ist.

Ein Eigentümer, welcher gleichzeitig mehrere Mandate der Liegenschaftsverwaltung anvertraut, wünscht oft, dass für jede Liegenschaft eine Verwaltungsrechnung geführt wird und die Buchhaltung sämtliche Transaktionen seiner Liegenschaften abbildet. Mit einem solchen Konzept wird in den meisten Fällen nur eine Bankverbindung für den Zahlungsverkehr eingesetzt. Dank der flexiblen Parametrisierung können die buchhalterischen Anforderungen der Eigentümer voll berücksichtigt werden. Dieses System wird auch von Liegenschaftsverwaltungen intern für Mandate eingesetzt, für welche eine komplette Buchführung nicht gewünscht ist und eine Verwaltungsrechnung den Anforderungen der Eigentümer entspricht.

Investorengruppen wünschen sehr oft, dass ihre Liegenschaften mit eigenen Buchhaltungen verwaltet werden, jede buchhalterische Operation jedoch gleichzeitig ebenfalls ein «Kollektiv-Hauptbuch» aktualisiert. Die Verbindungsart zum «Kollektiv-Hauptbuch» kann individuell pro Liegenschaft und pro Konto definiert werden.

Falls bei einer Liegenschaft mit einer eigenständigen Buchhaltung vorübergehend ungenügende liquide Mittel vorhanden sind, besteht die Möglichkeit den Zahlungsverkehr via die Buchhaltung der Liegenschaftsverwaltung abzuwickeln, ohne dass manuelle Buchungen erfasst werden müssen. Auch hier ist der Automatismus voll gewährleistet.

Die buchhalterischen Tools der Web-Applikation immob10 – Pro bieten nebst einem hohen Bedienungskomfort und einer übersichtlichen Datenpräsentation ebenfalls eine Vielzahl von Auswertungen an.

Mittels einem optionalen Tool kann der Verwalter den Eigentümern einen begrenzten Online-Zugang auf die Daten freigeben, so dass Rapporte und Auswertungen auf Papier nicht mehr gedruckt werden müssen.

datenmigration immob10

Datenmigration von einer bestehenden Softwarelösung in die Web-Lösung immob10

Ueblicherweise verfügt die Liegenschaftsverwaltung, welche auf die Web-Lösung immob10 umsteigen will, schon über eine Software, mit welcher sie die anvertrauten Mandate verwaltet. Solche alte Softwarelösungen werden entweder nicht mehr gewartet und/oder entsprechen nicht mehr den Erwartungen der Liegenschaftsverwalter in Sachen Mobilität und Web-Integration. Die Liegenschaftsverwaltung entscheidet sich somit auf die Web-Applikation immob10 umzusteigen um die üblichen Tagesgeschäfte und buchhalterischen Anforderung zu erfüllen, aber vor allem auch über die neuesten Technologien in Sachen Mobilität und Kommunikation verfügen zu können ohne dass dabei veraltete Schnittstellen eingesetzt werden müssen.
Wenn die bestehende Datenmenge nicht zu gross ist, wird die Verwaltung dazu neigen, die Daten komplett neu zu erfassen. Gleichzeitig können dabei die alten Daten kontrolliert und falls notwendig aktualisiert werden. Dank dieser Option verfügt die Verwaltung beim Starten mit der Web-Lösung immob10 über aktuelle Daten und bringt gleichzeitig den Vorteil mit sich, dass die Personen, welche mit der Erfassung beauftragt waren, die Web-Lösung kennen und Nachschulungen nicht mehr notwendig sind.

Diese Option bringt jedoch zwei Nachteile mit sich, welche nicht zu unterschätzen sind:
– Die bestehende Software muss während einer bestimmten Zeit beibehalten werden damit auf die Historik allgemein zugegriffen werden kann, auch wenn die Daten nicht mehr verändert werden. Ganz speziell betrifft dies die Buchhaltungsabschlüsse aus den Vorjahren und die Unterhaltdatei der Objekte, welche in einigen Fällen mehrere Jahrzehnte Daten beinhaltet.
– Der zweite Nachteil bezieht sich auf die Verfügbarkeit des Personals. Selten sind die Verwaltungen, welche über ausgebildetes Personal verfügen und welche auch die notwendige Zeit investieren können, um die Daten zu erfassen, ohne den Prozess des Tagesgeschäftes ins Schwanken zu bringen.

Wenn das notwendige Personal für die Datenerfassung nicht zur Verfügung steht oder die zu erfassende Datenmenge zu gross ist, wird die automatisierte Datenmigration ins Auge gefasst. Diese hängt von der Verfügbarkeit der Daten aus dem bisherigen System ab. In seltenen Fällen stellt der Lieferant der bisherigen Software keine Tools für den Datenexport zur Verfügung.
Im Normalfall können die Daten teilweise oder sogar komplett migriert werden, abhängig von der Kompatibilität der bisherigen buchhalterischen Struktur mit der neuen Applikation immob10.
Bei einer Teilmigration werden die Liegenschaftsstammdaten, Objektstammdaten und Mieterstammdaten übernommen, wobei oft ebenfalls die Kreditorenstammdaten und die Unterhaltsdatei der Objekte übernommen werden kann. Wie bei einer manuellen Datenerfassung wird in einem solchen Fall empfohlen, die bisherige Software zu Abfragezwecken (Historik) während einer gewissen Zeit beizubehalten.

Für Liegenschaftsverwaltungen, welche die Softwarelösung immob8.5 einsetzen, besteht die Möglichkeit sämtliche Daten, inklusive der Historik, zu migrieren. Bei dieser Migration werden ebenfalls die buchhalterischen Daten, inklusive der Abschlüsse, über eine nicht begrenzte Zeitdauer migriert. Obschon es sich bei der Softwarelösung immob8.5 um ein Standardprodukt handelt, welches noch über Jahre weiter gewartet wird, muss die Datenmigration von einem Projektverantwortlichen überprüft werden. Es geht dabei um die Kontrolle der Daten sowie um spezifische Datenerfassungen zu erkennen, damit die Auslagerungsprogramme seitens immob8.5 oder die Importapplikationen von immob10 angepasst werden können. Dank diesem Vorgehen können manuelle Daten-Anpassungen auf ein Minimum beschränkt werden. Es liegt jedoch auf der Hand, dass die ursprüngliche Datenqualität für eine erfolgreiche Migration ausschlaggebend ist. So können zum Beispiel nur IBAN-Bankkontonummern übernommen werden, da alte Bankkontonummern beim Import von der Applikation immob10 abgewiesen werden.