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Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10 und die aktuellen und zukünftigen Anforderungen in Sachen Mobilität

Mit der Pandemie-Krise haben viele Immobilienverwaltungen das Homeoffice entdeckt. Einige davon haben diese Zeit nur mit grosser Mühe überstanden, insbesondere wenn der Zugang zu Dokumenten, die für die tägliche Arbeit unerlässlich sind, nicht oder nur mit zusätzlichem Arbeitsaufwand möglich war. Andere hingegen, die vor der Pandemie den Weg des elektronischen Dokumentenmanagements eingeschlagen haben, hatten weniger Schwierigkeiten sich der neuen Situation anzupassen.

Obwohl diese Pandemie noch nicht vorbei ist, hat eine Vielzahl von Mitarbeitern den Weg zurück ins Büro und an ihren gewohnten Arbeitsplatz gefunden. Der unerwartete Durchzug des Covid hat unsere Arbeitsgewohnheiten jedoch verändert und zeigt uns, dass Homeoffice auch in Zukunft nicht mehr zu ignorieren ist, da die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Heimarbeit entdeckt haben. Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern mittlerweile, einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus zu machen.

Damit Homeoffice genauso effizient ist wie Büroarbeit, muss der Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit gewährleistet sein.

Immob10 und sein integriertes DMS ermöglichen es, beliebige Papierdokumente zu digitalisieren und an die betroffene Person zu senden. Gleiches gilt für PDF-Dokumente, welche die Verwaltung per E-Mail erhält. Bei Rechnungen eines Lieferanten versucht das System, den Kreditor, die Art der Arbeit, seine Bankverbindung sowie die betroffene Liegenschaft mit der dazugehörigen Kontierung zu ermitteln. Diese Vorverarbeitung beschleunigt die Arbeit des Buchhalters erheblich, da nur die fehlenden Daten ergänzt werden müssen. Bei dieser Arbeit verfügt der Buchhalter über die digitale Version der Rechnung. Das DMS-Dokument wird dann verknüpft und den vom Arbeitsprozess betroffenen Elementen zugeordnet. Für Rechnungen werden zum Beispiel Verknüpfungen zur der Unterhaltshistorik der Liegenschaft, zum Kreditorenkonto und der Buchhaltung (Verwaltungsrechnung / Nebenkosten) angelegt.

Da Immob10 eine Webanwendung ist, sind alle Dokumente von jedem Tool aus (PC, Tablet, Laptop) und überall (im Büro, Homeoffice und während der Wohnungsabnahme) zugänglich. Im Gegensatz zu Anwendungen, welche mit Tools der vorherigen Generation entwickelt wurden, verzichtet Immob10 auf schwerfällige und störungsanfällige Schnittstellen und kann so den heutigen Anforderungen in Sachen Mobilität voll entsprechen.

Die Architektur von Immob10 ermöglicht Eigentümern von Liegenschaften oder Stockwerkeigentümern den direkten und sicheren Zugriff auf Dokumente, ohne dass Programme oder Programmfragmente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung installiert werden müssen.

 

 

Bei der Entwicklung der Web-Applikation immob10 wurde ganz speziell darauf geachtet, dass der Verwalter nicht durch ein rigides Buchhaltungssystem beeinträchtigt wird, was bei der Acquisition von neuen Mandanten ausschlaggebend sein kann.

So kann der Verwalter für jede Liegenschaft eine eigenständige Buchhaltung mit einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung führen, wobei der Kontoplan frei aufgebaut und den Anforderungen des Eigentümers angepasst werden kann. Je nach Komplexität der Buchhaltung kann in der Parameterdatei des Kontoplanes die Nummerierung der Kontos festgehalten werden, egal ob eine vierstellige, sechsstellige, achtstellige oder sogar mehr Stellen für die Nummerierung erwünscht ist. Beim Erstellen des Kontoplanrasters wird jedes Konto einer Klasse, Gruppe oder Untergruppe zugewiesen, sodass damit anschliessend auch die notwendigen Zwischentotale beim Erstellen der Bilanz ausgelöst werden können. Selbstverständlich kann die Buchhaltung ebenfalls für Mwst-optierte Liegenschaften geführt werden.

Die Mieter- oder Stockwerkeigentümerbuchhaltung ist direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft, sodass der Verwalter Gewähr hat, dass diese immer übereinstimmt. Eine falsch erfasste Buchung kann mit einem einfachen Klick annulliert werden, was zur Folge hat, dass die Buchhaltung automatisch entsprechend geändert wird. Der Entscheid mit oder ohne der buchhalterischen Sollstellung die Mieterbuchhaltung zu führen kann individuell pro Mandat eingestellt werden. Mit der ersten Variante wird monatlich oder je nach eingestellter Zahlungsperiode die Miete sollgestellt, bei der zweiten Variante hingegen nur das Inkasso verbucht. In jedem Fall beinhaltet das System ein ausgefeiltes Mahnwesen, welches die rechtlichen Termine je nach Mahnstufe voll berücksichtigt.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ebenfalls direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft. Bei der Erfassung der Rechnung kann der Anwender bestimmen ob ein Skontoabzug bei einer schnellen Zahlungsweise vorgenommen werden soll oder nicht. Dieser Skontoabzug wird beim Ausführen der Zahlung direkt in der Buchhaltung ausgewiesen, sofern das eingegebene Zahlungsziel berücksichtigt wurde. Falls eine Rechnung eine Mwst-optierte Liegenschaft betrifft, kann der Vorsteuerabzug direkt auf der Basis der eingestellten Parameter geltend gemacht werden, wobei eine manuelle Uebersteuerung immer möglich ist.

Ein Eigentümer, welcher gleichzeitig mehrere Mandate der Liegenschaftsverwaltung anvertraut, wünscht oft, dass für jede Liegenschaft eine Verwaltungsrechnung geführt wird und die Buchhaltung sämtliche Transaktionen seiner Liegenschaften abbildet. Mit einem solchen Konzept wird in den meisten Fällen nur eine Bankverbindung für den Zahlungsverkehr eingesetzt. Dank der flexiblen Parametrisierung können die buchhalterischen Anforderungen der Eigentümer voll berücksichtigt werden. Dieses System wird auch von Liegenschaftsverwaltungen intern für Mandate eingesetzt, für welche eine komplette Buchführung nicht gewünscht ist und eine Verwaltungsrechnung den Anforderungen der Eigentümer entspricht.

Investorengruppen wünschen sehr oft, dass ihre Liegenschaften mit eigenen Buchhaltungen verwaltet werden, jede buchhalterische Operation jedoch gleichzeitig ebenfalls ein «Kollektiv-Hauptbuch» aktualisiert. Die Verbindungsart zum «Kollektiv-Hauptbuch» kann individuell pro Liegenschaft und pro Konto definiert werden.

Falls bei einer Liegenschaft mit einer eigenständigen Buchhaltung vorübergehend ungenügende liquide Mittel vorhanden sind, besteht die Möglichkeit den Zahlungsverkehr via die Buchhaltung der Liegenschaftsverwaltung abzuwickeln, ohne dass manuelle Buchungen erfasst werden müssen. Auch hier ist der Automatismus voll gewährleistet.

Die buchhalterischen Tools der Web-Applikation immob10 – Pro bieten nebst einem hohen Bedienungskomfort und einer übersichtlichen Datenpräsentation ebenfalls eine Vielzahl von Auswertungen an.

Mittels einem optionalen Tool kann der Verwalter den Eigentümern einen begrenzten Online-Zugang auf die Daten freigeben, so dass Rapporte und Auswertungen auf Papier nicht mehr gedruckt werden müssen.

Die Ausbildung – unentbehrlich um die Web-Applikation Immob10 voll zu nutzen

Die Web-Lösung Immob10 ist für die Profis der Liegenschaftsverwaltung bestimmt und deckt mit den vorhandenen Modulen alle Arbeitsgebiete ab welche den Anforderungen der Eigentümer, Stockwerkeigentümer oder Wohnbaugenossenschaften entsprechen.

Obschon bei der Entwicklung die heute gültigen Standards berücksichtigt wurden und ein komplettes Handbuch in deutscher und französischer Sprache zur Verfügung steht, wird der Anwender möglicherweise bei der täglichen Arbeit Fälle antreffen welche ihm unklar sind und für welche er keine Antwort oder Lösung  gefunden hat.  In solchen Fällen stehen folgende Ausbildungs- und/oder Supportmöglichkeiten zur Verfügung:

• Support par Mail an support@thurnherr.ch
• Telefonischer Support während den Bürozeiten via die Nummer 058 255 1234
• Halbtägige oder ganztägige Ausbildung in den Räumlichkeiten der TSAB Thurnherr SA in der Westschweiz oder in der Deutschschweiz, gemäss Kursplan. Die Kurse sind in deutscher oder französischer Sprache verfügbar und werden den Ortüblichkeiten angepasst. Für Lehrlinge, welche Kurse besuchen, bietet TSAB Thurnherr spezielle Konditionen an. Diese Kursart erlaubt einen Erfahrungsaustausch mit anderen Verwaltern welcher zu einer Optimierung des Arbeitsprozesses der Verwaltung führen kann.
• Ausbildung am Kundendomizil durch Profis der Immobilienbranche welche eine lange Erfahrung in diesem Bereich mit sich bringen. Mit dieser Ausbildungsmethode können gleichzeitig mehrere Mitarbeiter mit reellen Problemstellungen des verwalteten Portfolios ausgebildet werden. Vorerst wird ein Bildungsplan definiert, welcher den Kenntnisstand der auszubildenden Personen berücksichtigt. Im normalen Fall werden halbtägige Schulungen vorgeschlagen damit die ausgebildeten Anwender anschliessend ihre neuen Kenntnisse auch gleich in die Praxis umsetzen können. Mit dieser Schulungsmethode erfasst der Anwender, unter Aufsicht des Bildungstrainers, reelle Kundendaten, welche ihm anschliessend erlauben die Möglichkeiten der Parametrisierung der Applikation voll zu nutzen und damit den Anforderungen seiner Kundschaft entsprechen zu können. Nach Abschluss der Ausbildung besteht die Möglichkeit die Weiterbildung der Anwender mit halbtägigen oder ganztägigen Kursen zu einzuplanen.

Sämtliche Supportdienstleistungen werden durch ausgebildete Personen erbracht, welche mit der Branche bestens vertraut sind. Die grosse Mehrheit unserer Supporter verfügen über SVIT- oder USPI-Zertifikate.