Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10

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Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10 und die aktuellen und zukĂŒnftigen Anforderungen in Sachen MobilitĂ€t

Mit der Pandemie-Krise haben viele Immobilienverwaltungen das Homeoffice entdeckt. Einige davon haben diese Zeit nur mit grosser MĂŒhe ĂŒberstanden, insbesondere wenn der Zugang zu Dokumenten, die fĂŒr die tĂ€gliche Arbeit unerlĂ€sslich sind, nicht oder nur mit zusĂ€tzlichem Arbeitsaufwand möglich war. Andere hingegen, die vor der Pandemie den Weg des elektronischen Dokumentenmanagements eingeschlagen haben, hatten weniger Schwierigkeiten sich der neuen Situation anzupassen.

Obwohl diese Pandemie noch nicht vorbei ist, hat eine Vielzahl von Mitarbeitern den Weg zurĂŒck ins BĂŒro und an ihren gewohnten Arbeitsplatz gefunden. Der unerwartete Durchzug des Covid hat unsere Arbeitsgewohnheiten jedoch verĂ€ndert und zeigt uns, dass Homeoffice auch in Zukunft nicht mehr zu ignorieren ist, da die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Heimarbeit entdeckt haben. Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern mittlerweile, einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus zu machen.

Damit Homeoffice genauso effizient ist wie BĂŒroarbeit, muss der Zugriff auf Dokumente ĂŒberall und jederzeit gewĂ€hrleistet sein.

Immob10 und sein integriertes DMS ermöglichen es, beliebige Papierdokumente zu digitalisieren und an die betroffene Person zu senden. Gleiches gilt fĂŒr PDF-Dokumente, welche die Verwaltung per E-Mail erhĂ€lt. Bei Rechnungen eines Lieferanten versucht das System, den Kreditor, die Art der Arbeit, seine Bankverbindung sowie die betroffene Liegenschaft mit der dazugehörigen Kontierung zu ermitteln. Diese Vorverarbeitung beschleunigt die Arbeit des Buchhalters erheblich, da nur die fehlenden Daten ergĂ€nzt werden mĂŒssen. Bei dieser Arbeit verfĂŒgt der Buchhalter ĂŒber die digitale Version der Rechnung. Das DMS-Dokument wird dann verknĂŒpft und den vom Arbeitsprozess betroffenen Elementen zugeordnet. FĂŒr Rechnungen werden zum Beispiel VerknĂŒpfungen zur der Unterhaltshistorik der Liegenschaft, zum Kreditorenkonto und der Buchhaltung (Verwaltungsrechnung / Nebenkosten) angelegt.

Da Immob10 eine Webanwendung ist, sind alle Dokumente von jedem Tool aus (PC, Tablet, Laptop) und ĂŒberall (im BĂŒro, Homeoffice und wĂ€hrend der Wohnungsabnahme) zugĂ€nglich. Im Gegensatz zu Anwendungen, welche mit Tools der vorherigen Generation entwickelt wurden, verzichtet Immob10 auf schwerfĂ€llige und störungsanfĂ€llige Schnittstellen und kann so den heutigen Anforderungen in Sachen MobilitĂ€t voll entsprechen.

Die Architektur von Immob10 ermöglicht EigentĂŒmern von Liegenschaften oder StockwerkeigentĂŒmern den direkten und sicheren Zugriff auf Dokumente, ohne dass Programme oder Programmfragmente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung installiert werden mĂŒssen.