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Immobilienverwaltung: Die wichtigsten Gründe, sich heute für eine Webanwendung anstelle einer in der eigenen IT-Umgebung installierten Anwendung zu entscheiden.

Wenn der Liegenschaftsverwalter (Mietwohnungen oder Stockwerkeigentum) seine IT-Tools weiterentwickeln möchte, muss er sich nicht nur für eine Anwendung, sondern auch für deren Funktionsweise entscheiden. Im Jahr 2025 gibt es zwei Arten von Anwendungen:

• Lösung 1: Sind sehr oft auf ein lokales Netzwerk beschränkt oder werden in einer externen Cloud gehostet. Sie erfordern spezielle Konfigurationen auf der Hardware der entfernten Anwender. Die Entwicklung dieser Anwendungen fand oft in der Vergangenheit und auf nicht mehr aktuellen Umgebungen statt, so dass sie mit regelmässigen Updates in der heutigen Computerwelt funktionstüchtig bleiben. Getätigte Investitionen des Entwicklers bleiben damit erhalten.

• Lösung 2: Web-Anwendungen erfordern keine Installation, unabhängig davon, welches Gerät Sie einsetzen. (Computer, Tablet ..) Eine Internetverbindung und ein Standardbrowser sind notwendig. Keine Installation oder Konfiguration für entfernte Arbeitsteams wie Hauswarte, Eigentümer, Stockwerkeigentümer usw….

Die TSAB Thurnherr SA ist mit beiden Lösungen bestens vertraut, da sie sowohl die Immob8.5- als auch die Immob10-Anwendung entwickelt und vertreibt. Angesichts der rasanten Entwicklung der IT-Technologie empfehlen wir heute die Immob10-Webapplikation, dies aus nachstehenden Gründen:

Geringe Wartungskosten

Updates und Patches werden zentralisiert und nur einmal auf dem Server bereitgestellt, wodurch die Verwaltung mehrerer Versionen in verschiedenen Umgebungen entfällt.

Flexibilität

Die Serverressourcen können je nach Menge der verwalteten Daten erhöht werden. Die Kapazitätserhöhung wird entweder vom Anwender auf der Basis zukünftiger Mandate veranlasst oder vom Systemmanager automatisch bei fehlenden Ressourcen vorgenommen.

Sicherheit

Der externe Anbieter (Hoster) bietet ein hohes Mass an Sicherheit und Backups. Die Datensicherungen werden überwacht und kontrolliert, wodurch eine kontinuierliche Sicherheit gewährleistet wird. Der Hosting-Anbieter investiert massiv in die Sicherheit der Infrastruktur. Die Webanwendung Immob10 profitiert von fortschrittlichen Sicherheitsmechanismen wie Datenverschlüsselung und zweistufiger Zugriffskontrolle.

Zugänglichkeit

Die Webanwendungen sind plattformunabhängig. Ein Zugriff über einen Windows-PC oder MAC, Android- oder iOS-Tablet ist möglich. Das System muss lediglich über einen Browser und einen Internetzugang verfügen.

Reduzierung des technischen Supports und der Verwaltung

Da die WEB-Anwendungen von Providern verwaltet werden, müssen sich die Anwender nicht mehr um Verwaltungsaufgaben kümmern.

Flexible Lösung ohne Investitionen

Die WEB-Anwendung erfordert keine grossen Investitionen. Die vereinbarte Miete ermöglicht ein flexibles und vorhersehbares Finanzmanagement, das auch die Wartung der Anwendung umfasst.

Schlussfolgerung

Die Webanwendung Immob10 ermöglicht eine grössere Flexibilität und geringere IT-Kosten.  Die Nutzungsart ist für sämtliche Personen identisch und gesichert, im Inhouse-Betrieb wie aus der Ferne.

✨ 𝐌𝐢𝐞𝐭𝐳𝐢𝐧𝐬𝐢𝐧𝐤𝐚𝐬𝐬𝐨 𝐦𝐢𝐭 𝐝𝐞𝐫 𝐛𝐮𝐜𝐡𝐡𝐚𝐥𝐭𝐞𝐫𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞𝐧 𝐒𝐨𝐥𝐥𝐬𝐭𝐞𝐥𝐥𝐮𝐧𝐠 𝐨𝐝𝐞𝐫 𝐦𝐢𝐭𝐭𝐞𝐥𝐬 𝐝𝐞𝐦 𝐈𝐧𝐤𝐚𝐬𝐬𝐨-𝐕𝐞𝐫𝐟𝐚𝐡𝐫𝐞𝐧? 🤔

📌 Die Besonderheit von 𝐈𝐦𝐦𝐨𝐛10 besteht darin, dass sich die Applikation an alle Verwaltungsanforderungen anpasst, welche oft regional unterschiedlich sind.

 

📍 𝐈𝐧 𝐝𝐞𝐫 𝐃𝐞𝐮𝐭𝐬𝐜𝐡𝐬𝐜𝐡𝐰𝐞𝐢𝐳:
In der Deutschschweiz ist meistens die Verwaltung der Mieter oder Stockwerkeigentümer, ohne vorherige «buchhalterische Sollstellung» der zu zahlenden Beträge, nicht denkbar. Das System erstellt für jeden geschuldeten Betrag eine „Rechnung“ und nimmt gleichzeitig die entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung vor, d.h. eine Sollbuchung im Konto „Debitoren“ und eine oder mehrere Habenbuchung auf den Konten „Mieten“ und/oder „Nebenkostenvorauszahlungen“ oder auch „Verschiedene Zahlungseingänge“. Wenn der Mietvertrag der Mehrwertsteuer unterliegt, wird eine entsprechende Buchung auf dem Konto „Geschuldete Mehrwertsteuer“ vorgenommen. Der gesamte zu zahlende Betrag befindet sich somit im Konto „Debitoren“. Wenn der Mieter/Eigentümer seine Schuld begleicht, erstellt das System eine Zahlungsbuchung auf seinem Konto und anschliessend in der Buchhaltung der Liegenschaft eine Buchung „Bank / Debitoren“. Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass auf dem Konto „Debitoren“ jederzeit die offenen Beträge gesamthaft ersichtlich sind und die Buchhaltung so immer die tatsächliche Buchungssituation widerspiegelt. Wenn die Liegenschaft ganz oder teilweise der Mehrwertsteuer unterliegt, ist die buchhalterische Sollstellung obligatorisch.

Die meisten Softwarelösungen auf dem Markt berücksichtigen bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung die „sollgestellten Akontozahlungen“, was zu Problemen führen kann, wenn der Mieter mit seinen Zahlungen in Verzug ist.

Dies ist bei der Anwendung Immob10 nicht der Fall, da die Anwendung zusätzlich ein „Kontokorrent der tatsächlich geleisteten Akontozahlungen» verwaltet, das in Echtzeit vom Verwalter oder vom Stockwerkeigentümer über das Portal seiner Stockwerkeigentümergemeinschaft eingesehen werden kann.

 

📍In der Westschweiz wird :

In der Westschweiz wird, aus historischen Gründen, sehr häufig auf der Grundlage von Zahlungseingängen gewirtschaftet. Ausnahmen bilden die institutionellen Anleger, die verlangen, dass ihre Buchhaltung mit der buchhalterischen Sollstellung geführt wird, da dies die einzige Möglichkeit ist, jederzeit und ohne zusätzliche Analysen über eine aktuelle Buchhaltungssituation verfügen zu können. Die Daten werden, übrigens periodisch mittels Schnittstellen an den Eigentümer übermittelt. Dasselbe gilt für Immobilien, die teilweise oder vollständig der Mehrwertsteuer unterliegen.

💡 Bei einem auf Zahlungseingängen basierenden System belastet das System jeden Mieter/Stowe mit dem geschuldeten Betrag, indem es eine „Rechnung“ erstellt. Diese wird im Mahnlauf verwendet, wird aber bei ihrer Erstellung nicht verbucht. Die Buchhaltung wird nur zum Zeitpunkt der Zahlung durch den Mieter/Stowe aktualisiert. Das System bucht auf dem Bankkonto den bezahlten Betrag und schreibt den Konten die „Mieteingänge, Heizkostenvorauszahlungen, Diverses“ gut.

⏰ Dieses System wird häufig verwendet, wenn die Liegenschaft nicht über eigene Liquiditätskonten verfügt und dem Sammeltopf der Verwaltung angeschlossen ist. Der Eigentümer verfügt dann regelmäßig über ein Verwaltungsrechnung mit Berichten, die Zahlungseingänge, Ausstände oder Vorauszahlungen belegen. Je nach Ergebnis und Parameter wird das System den verfügbaren Betrag auf das Privatkonto des Eigentümers überweisen oder den Saldo auf die nächste Abrechnung vortragen.

Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10 und die aktuellen und zukünftigen Anforderungen in Sachen Mobilität

Mit der Pandemie-Krise haben viele Immobilienverwaltungen das Homeoffice entdeckt. Einige davon haben diese Zeit nur mit grosser Mühe überstanden, insbesondere wenn der Zugang zu Dokumenten, die für die tägliche Arbeit unerlässlich sind, nicht oder nur mit zusätzlichem Arbeitsaufwand möglich war. Andere hingegen, die vor der Pandemie den Weg des elektronischen Dokumentenmanagements eingeschlagen haben, hatten weniger Schwierigkeiten sich der neuen Situation anzupassen.

Obwohl diese Pandemie noch nicht vorbei ist, hat eine Vielzahl von Mitarbeitern den Weg zurück ins Büro und an ihren gewohnten Arbeitsplatz gefunden. Der unerwartete Durchzug des Covid hat unsere Arbeitsgewohnheiten jedoch verändert und zeigt uns, dass Homeoffice auch in Zukunft nicht mehr zu ignorieren ist, da die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Heimarbeit entdeckt haben. Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern mittlerweile, einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus zu machen.

Damit Homeoffice genauso effizient ist wie Büroarbeit, muss der Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit gewährleistet sein.

Immob10 und sein integriertes DMS ermöglichen es, beliebige Papierdokumente zu digitalisieren und an die betroffene Person zu senden. Gleiches gilt für PDF-Dokumente, welche die Verwaltung per E-Mail erhält. Bei Rechnungen eines Lieferanten versucht das System, den Kreditor, die Art der Arbeit, seine Bankverbindung sowie die betroffene Liegenschaft mit der dazugehörigen Kontierung zu ermitteln. Diese Vorverarbeitung beschleunigt die Arbeit des Buchhalters erheblich, da nur die fehlenden Daten ergänzt werden müssen. Bei dieser Arbeit verfügt der Buchhalter über die digitale Version der Rechnung. Das DMS-Dokument wird dann verknüpft und den vom Arbeitsprozess betroffenen Elementen zugeordnet. Für Rechnungen werden zum Beispiel Verknüpfungen zur der Unterhaltshistorik der Liegenschaft, zum Kreditorenkonto und der Buchhaltung (Verwaltungsrechnung / Nebenkosten) angelegt.

Da Immob10 eine Webanwendung ist, sind alle Dokumente von jedem Tool aus (PC, Tablet, Laptop) und überall (im Büro, Homeoffice und während der Wohnungsabnahme) zugänglich. Im Gegensatz zu Anwendungen, welche mit Tools der vorherigen Generation entwickelt wurden, verzichtet Immob10 auf schwerfällige und störungsanfällige Schnittstellen und kann so den heutigen Anforderungen in Sachen Mobilität voll entsprechen.

Die Architektur von Immob10 ermöglicht Eigentümern von Liegenschaften oder Stockwerkeigentümern den direkten und sicheren Zugriff auf Dokumente, ohne dass Programme oder Programmfragmente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung installiert werden müssen.

 

 

Bei der Entwicklung der Web-Applikation immob10 wurde ganz speziell darauf geachtet, dass der Verwalter nicht durch ein rigides Buchhaltungssystem beeinträchtigt wird, was bei der Acquisition von neuen Mandanten ausschlaggebend sein kann.

So kann der Verwalter für jede Liegenschaft eine eigenständige Buchhaltung mit einer Bilanz und einer Erfolgsrechnung führen, wobei der Kontoplan frei aufgebaut und den Anforderungen des Eigentümers angepasst werden kann. Je nach Komplexität der Buchhaltung kann in der Parameterdatei des Kontoplanes die Nummerierung der Kontos festgehalten werden, egal ob eine vierstellige, sechsstellige, achtstellige oder sogar mehr Stellen für die Nummerierung erwünscht ist. Beim Erstellen des Kontoplanrasters wird jedes Konto einer Klasse, Gruppe oder Untergruppe zugewiesen, sodass damit anschliessend auch die notwendigen Zwischentotale beim Erstellen der Bilanz ausgelöst werden können. Selbstverständlich kann die Buchhaltung ebenfalls für Mwst-optierte Liegenschaften geführt werden.

Die Mieter- oder Stockwerkeigentümerbuchhaltung ist direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft, sodass der Verwalter Gewähr hat, dass diese immer übereinstimmt. Eine falsch erfasste Buchung kann mit einem einfachen Klick annulliert werden, was zur Folge hat, dass die Buchhaltung automatisch entsprechend geändert wird. Der Entscheid mit oder ohne der buchhalterischen Sollstellung die Mieterbuchhaltung zu führen kann individuell pro Mandat eingestellt werden. Mit der ersten Variante wird monatlich oder je nach eingestellter Zahlungsperiode die Miete sollgestellt, bei der zweiten Variante hingegen nur das Inkasso verbucht. In jedem Fall beinhaltet das System ein ausgefeiltes Mahnwesen, welches die rechtlichen Termine je nach Mahnstufe voll berücksichtigt.

Die Kreditorenbuchhaltung ist ebenfalls direkt mit der Buchhaltung der Liegenschaft verknüpft. Bei der Erfassung der Rechnung kann der Anwender bestimmen ob ein Skontoabzug bei einer schnellen Zahlungsweise vorgenommen werden soll oder nicht. Dieser Skontoabzug wird beim Ausführen der Zahlung direkt in der Buchhaltung ausgewiesen, sofern das eingegebene Zahlungsziel berücksichtigt wurde. Falls eine Rechnung eine Mwst-optierte Liegenschaft betrifft, kann der Vorsteuerabzug direkt auf der Basis der eingestellten Parameter geltend gemacht werden, wobei eine manuelle Uebersteuerung immer möglich ist.

Ein Eigentümer, welcher gleichzeitig mehrere Mandate der Liegenschaftsverwaltung anvertraut, wünscht oft, dass für jede Liegenschaft eine Verwaltungsrechnung geführt wird und die Buchhaltung sämtliche Transaktionen seiner Liegenschaften abbildet. Mit einem solchen Konzept wird in den meisten Fällen nur eine Bankverbindung für den Zahlungsverkehr eingesetzt. Dank der flexiblen Parametrisierung können die buchhalterischen Anforderungen der Eigentümer voll berücksichtigt werden. Dieses System wird auch von Liegenschaftsverwaltungen intern für Mandate eingesetzt, für welche eine komplette Buchführung nicht gewünscht ist und eine Verwaltungsrechnung den Anforderungen der Eigentümer entspricht.

Investorengruppen wünschen sehr oft, dass ihre Liegenschaften mit eigenen Buchhaltungen verwaltet werden, jede buchhalterische Operation jedoch gleichzeitig ebenfalls ein «Kollektiv-Hauptbuch» aktualisiert. Die Verbindungsart zum «Kollektiv-Hauptbuch» kann individuell pro Liegenschaft und pro Konto definiert werden.

Falls bei einer Liegenschaft mit einer eigenständigen Buchhaltung vorübergehend ungenügende liquide Mittel vorhanden sind, besteht die Möglichkeit den Zahlungsverkehr via die Buchhaltung der Liegenschaftsverwaltung abzuwickeln, ohne dass manuelle Buchungen erfasst werden müssen. Auch hier ist der Automatismus voll gewährleistet.

Die buchhalterischen Tools der Web-Applikation immob10 – Pro bieten nebst einem hohen Bedienungskomfort und einer übersichtlichen Datenpräsentation ebenfalls eine Vielzahl von Auswertungen an.

Mittels einem optionalen Tool kann der Verwalter den Eigentümern einen begrenzten Online-Zugang auf die Daten freigeben, so dass Rapporte und Auswertungen auf Papier nicht mehr gedruckt werden müssen.