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La gestion électronique des documents (GED) dans l’application Immob10 et les exigences de mobilité dans le travail actuel et futur

Avec la crise de la pandémie de nombreuses entreprises ont découvert le télétravail. Certaines gérances ont passé cette période avec beaucoup de difficultés, particulièrement lorsque l’accès aux documents indispensables au travail quotidien n’était pas ou que difficilement possible. D’autres gérances ayant entrepris, avant la pandémie, le chemin de la gestion électronique des documents ont rencontré moins de difficultés.

Bien que cette pandémie ne soit pas terminée un grand nombre de collaborateurs a retrouvé le chemin du bureau et le lieu de travail habituel. Le passage inattendu du Covid a par contre modifié nos habitudes de travail et nous montre que le télétravail ne pourra plus être ignoré à l’avenir, les collaborateurs ayant découvert les avantages ainsi que les inconvénients du travail à domicile. Bon nombre d’entreprises autorisent dès à présent, que les employés passent une partie de leur temps de travail à domicile.

Pour que le télétravail soit aussi efficace que le travail au bureau, l’accès aux documents doit être garanti en tout lieu et en tout temps.

Immob10 et sa GED intégrée permet de numériser tout document papier puis de le transmettre à la personne concernée. Il en va de même pour les documents PDF que la gérance réceptionne par le canal du mail. Lorsqu’il s’agit de factures provenant d’un fournisseur, le système essaye de déterminer le créancier, le genre de travail, sa relation bancaire ainsi que l’immeuble concerné et l’imputation comptable. Ce pré-traitement accélère grandement le travail du comptable qui devra uniquement compléter les données manquantes, sans disposer du document «papier». Le document GED sera ensuite lié et attribué aux éléments concernés par le processus de travail. Pour les factures, celles-ci sont ainsi accessibles depuis l’historique d’entretien, le créancier et la comptabilité de l’immeuble (compte de gérance, compte de chauffage) pour ne citer que ces quelques exemples.

Immob10 étant une application Web tous les documents sont ainsi accessibles quel que soit l’outil (PC, Tablette, Portable) et le lieu (au bureau, en télétravail, lors d’un état des lieux), contrairement aux applications développées avec des outils de la génération précédente qui nécessitent l’utilisation d’interfaces techniquement plus complexes aux exigences de la mobilité.

L’architecture de Immob10 permet également l’accès directe et sécurisé aux documents pour les propriétaires des immeubles locatifs ou les copropriétaires d’une PPE, sans devoir installer des programmes ou fragments de programmes sur leur environnement de travail habituel.

 

Lors du développement de l’application Immob10 nous avons prêté une attention toute particulière à la flexibilité du système, un système comptable rigide pouvant représenter un frein lors de l’acquisition de nouveaux mandats.
C’est ainsi que le gérant peut mettre en place pour chaque immeuble un plan comptable comprenant des actifs et des passifs ainsi qu’un compte d’exploitation, individuel et adapté aux exigences du propriétaire. En fonction de la complexité de la comptabilité la numérotation du plan comptable pourra être défini dans les paramètres, peu importe que celle-ci soit à quatre, six, huit ou plus de positions.

Lors de la mise en place du plan comptable chaque compte sera attribué à une classe, groupe ou sous-groupe, permettant ainsi la paramétrisation des totaux lors de l’impression du bilan. Il va de soi que la comptabilité pourra également être tenue pour des immeubles qui ont opté partiellement ou complètement pour la TVA.

La comptabilité des locataires ou copropriétaires est interconnectée en permanence avec la comptabilité de l’immeuble, garantissant au gérant de ne jamais rencontré des incohérences entre les deux entités. Une écriture comptable pourra être annulée par un simple click mettant à jour tous Les éléments de la comptabilité des locataires et de la comptabilité de l’immeuble.

Le choix de travailler avec ou sans le débit comptable des locataires ou copropriétaires peut se faire au niveau de l’immeuble. Dans la première variante le système débitera, en fonction du mode de paiement, le locataire et copropriétaire, tandis que la deuxième variante mettra à jour la comptabilité uniquement lors de l’encaissement. Peu importe le système choisi, le gérant disposera en permanence d’un système évolué permettant de gérer les délais légaux des rappels et mises en demeure.

 

La comptabilité des créanciers est également interconnectée avec la comptabilité de l’immeuble. Lors de la saisie d’une facture l’utilisateur pourra décider s’il souhaite déduire un escompte pour un paiement rapide. Cet escompte, et à condition que le paiement ait lieu dans les délais prévus, sera comptabilisé en toute transparence au niveau du créancier et de la comptabilité. Si l’immeuble est soumis partiellement ou totalement à la TVA, l’impôt préalable et récupérable sera calculé automatiquement, tout en laissant la décision finale à ce sujet et pour des cas particuliers à l’utilisateur.

 

Les propriétaires de plusieurs immeubles souhaitent fréquemment que pour chaque entité un compte gérance soit tenu et que ceux-ci soient regroupés dans une comptabilité globale. Ce système permet la gestion de plusieurs immeubles avec un seul compte bancaire toute en présentant une vision globale au niveau des transactions comptables. La paramétrisation du portefeuille permettra au gérant de respecter les exigences comptables du propriétaire.
Ce système est également utilisé par les gérances pour tous les immeubles qui ne nécessitent pas d’une structure comptable complexe et ou un compte de gérance simple répond aux exigences des propriétaires.
Les groupes d’investissements souhaitent souvent que chaque immeuble soit géré avec une comptabilité indépendante et complète mais que chaque opération comptable soit également répercutée dans une comptabilité « Générale ». Le mode de chainage et de connexion pourra être défini individuellement et pour chaque compte, permettant la mise en place des structures comptables complexes.

 

Lorsqu’un immeuble avec une comptabilité indépendante rencontre passagèrement un problème au niveau des liquidités, il sera possible d’opérer les ordres de paiement par l’intermédiaire du compte de la gérance immobilière, sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement des écritures comptables. L’automatisation est également assurée à ce niveau !

 

Mise à part d’un confort d’utilisation élevé les outils de l’application WEB Immob10 permettent l’édition en grand nombre de documents comptables clairs et compréhensibles destinés aux propriétaires.

 

Des outils optionnels permettent de donner un accès limité aux propriétaires qui souhaitent prendre connaissance de la situation comptable de leur immeuble, permettant en même temps de supprimer l’édition et l’envoi de documents « papiers ».

La formation – L’outil indispensable pour utiliser pleinement l’application Web Immob10

L’application Web Immob10 est destinée aux professionnels de la gérance immobilière et couvre tous les besoins pour répondre aux exigences des propriétaires, copropriétaires ou coopératives d’habitation.
Malgré le fait que l’application a été développé en respectant les standards aujourd’hui en vigueur, le manuel d’utilisation détaillé en français et en allemand ne fournira peut-être pas toutes les réponses aux questions de l’utilisateur. Dans de tels cas Immob10 propose les services suivants :

• Support par mail à l’adresse support@thurnherr.ch
• Support par téléphone au 058 255 1234
• Formations d’une journée ou demi-journée selon planning dans les locaux de TSAB en Suisse romande ou en Suisse alémanique. Les cours sont adaptés aux particularités régionales pour que les élèves trouvent réponses à toutes leurs questions. Des conditions spéciales sont offertes aux apprenti(e)s qui participeront à ces cours. Ce type de cours offre la possibilité d’échanger des idées et expériences avec d’autres gérants, permettant d’optimiser les processus de travail en place dans la gérance.
• Formation au domicile du client effectuée par des professionnels de l’immobilier ayants une longue expérience de la gestion. Ce type de cours permet de former simultanément plusieurs utilisateurs avec des cas réels provenant du portefeuille sous gestion. Le responsable de la formation établira avec le client un programme en fonction des désirs et des connaissances des personnes à former. En règle générale les sessions sont subdivisées en demi-journées pour permettre aux utilisateurs d’appliquer les connaissances acquises. Avec ce type de formation l’utilisateur introduira des données réelles sous la surveillance du formateur, ce qui permettra aux utilisateurs de pouvoir profiter pleinement des avantages que la paramétrisation de l’application offre, dans le but de répondre pleinement aux exigences des propriétaires. Une fois la formation de base terminée l’utilisateur aura la possibilité de suivre des cours groupés sur des modules optionnels.

Les prestations de support sont assurées par des personnes connaissant parfaitement le domaine de l’immobilier. La grande majorité a suivi des formations à l’USPI ou au SVIT et dispose de certificats correspondants. Plus d’info sur La formation – L’outil indispensable pour utiliser pleinement l’application Web Immob10