immob10 au salon immobilier Neuchâtel

Nous sommes heureux de vous informer que nous serons présents au Salon de l’immobilier Neuchâtelois (SINE.ch) qui se déroulera du 27 avril au 1er mai 2022
À la patinoire du Littoral, Quai Robert-Comtesse à 2000 Neuchâtel.

Notre entreprise en tant qu’acteur majeur de solutions de gestion immobilière depuis plusieurs décennies se devait de participer à cet événement important du secteur de l’immobilier.

Venez nous voir au stand n°88 on vous présente notre dernier produit en date : Immob10 (logiciel professionnel de gestion immobilière).

 

PRÉSENTATION DU SINE
Le Salon de l’Immobilier NEuchâtelois (SINE) est né de l’initiative de professionnels de divers domaines des services liés à l’immobilier.

Le Salon de l’Immobilier NEuchâtelois (SINE) est pour vous un point de rencontre convivial et pertinent. Il regroupe tous les acteurs économiques de l’immobilier et les professionnels qui peuvent répondre à toutes vos questions. Le salon se tient dans un cadre agréable et adapté à l’événement (les patinoires du Littoral à Neuchâtel). plus d’info sur sine.ch

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La gestion électronique des documents (GED) dans l’application Immob10 et les exigences de mobilité dans le travail actuel et futur

Avec la crise de la pandémie de nombreuses entreprises ont découvert le télétravail. Certaines gérances ont passé cette période avec beaucoup de difficultés, particulièrement lorsque l’accès aux documents indispensables au travail quotidien n’était pas ou que difficilement possible. D’autres gérances ayant entrepris, avant la pandémie, le chemin de la gestion électronique des documents ont rencontré moins de difficultés.

Bien que cette pandémie ne soit pas terminée un grand nombre de collaborateurs a retrouvé le chemin du bureau et le lieu de travail habituel. Le passage inattendu du Covid a par contre modifié nos habitudes de travail et nous montre que le télétravail ne pourra plus être ignoré à l’avenir, les collaborateurs ayant découvert les avantages ainsi que les inconvénients du travail à domicile. Bon nombre d’entreprises autorisent dès à présent, que les employés passent une partie de leur temps de travail à domicile.

Pour que le télétravail soit aussi efficace que le travail au bureau, l’accès aux documents doit être garanti en tout lieu et en tout temps.

Immob10 et sa GED intégrée permet de numériser tout document papier puis de le transmettre à la personne concernée. Il en va de même pour les documents PDF que la gérance réceptionne par le canal du mail. Lorsqu’il s’agit de factures provenant d’un fournisseur, le système essaye de déterminer le créancier, le genre de travail, sa relation bancaire ainsi que l’immeuble concerné et l’imputation comptable. Ce pré-traitement accélère grandement le travail du comptable qui devra uniquement compléter les données manquantes, sans disposer du document «papier». Le document GED sera ensuite lié et attribué aux éléments concernés par le processus de travail. Pour les factures, celles-ci sont ainsi accessibles depuis l’historique d’entretien, le créancier et la comptabilité de l’immeuble (compte de gérance, compte de chauffage) pour ne citer que ces quelques exemples.

Immob10 étant une application Web tous les documents sont ainsi accessibles quel que soit l’outil (PC, Tablette, Portable) et le lieu (au bureau, en télétravail, lors d’un état des lieux), contrairement aux applications développées avec des outils de la génération précédente qui nécessitent l’utilisation d’interfaces techniquement plus complexes aux exigences de la mobilité.

L’architecture de Immob10 permet également l’accès directe et sécurisé aux documents pour les propriétaires des immeubles locatifs ou les copropriétaires d’une PPE, sans devoir installer des programmes ou fragments de programmes sur leur environnement de travail habituel.

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La version PRO de Immob10 a été complétée par un outil facilitant la gestion et le contrôle des échéances, disponible dans le Dashboard.

En confiant un immeuble à la gérance, le propriétaire s’attend à ce que les délais et échéances soient gérés de manière précise. Cet aspect n’est pas aisé pour le gérant auquel est attribué la gestion du mandat. En plus du suivi des sinistres et travaux, il doit également gérer les visites des futurs locataires dans le cadre des activités de relocation, ainsi que des états des lieux et bons de travaux liés aux locataires sortants. Le choix d’un nouveau locataire doit se faire minutieusement afin d’éviter par la suite des complications en cas de non-paiement du loyer. Ces quelques exemples montrent la complexité de l’activité que le gérant doit gérer afin de répondre aux exigences du propriétaire.

Sans une gestion rigoureuse, il peut arriver que des délais importants soient dépassés, générant des problèmes et mettant en péril le contrat de gestion à cause de pertes de revenus pour le propriétaire.

La gestion et le contrôle des échéances sont à présent intégrés dans la version Pro de l’application Immob10. L’exemple ci-après d’un bail à loyer commercial donne un aperçu détaillé des avantages de cet outil :
En juin 2013 l’entreprise « Dupont SA » a conclu un bail commercial d’une durée de 10 ans, avec une option de reconduction du bail pour 5 ans, à condition de faire valoir cette option 24 mois avant l’échéance du bail. Le locataire doit se prononcer au plus tard en mai 2021. Grâce aux paramètres saisis lors de la conclusion du bail, le gérant reçoit automatiquement en mars 2021, une tâche l’avisant de cette échéance qui lui permet d’entreprendre les démarches nécessaires. Sans réaction de sa part dans le délai défini, cette tâche est automatiquement transférée à un autre collaborateur pour sa prise en charge, puis sans intervention de la part de ce deuxième collaborateur à l’administrateur du système. Avec la prise en charge de la tâche, le système active l’historique des travaux effectués et permet au responsable de transférer la tâche à un autre collaborateur pour la suite des travaux. Le système garde ainsi en tout temps le visuel des tâches en travaux avec le détail des opérations effectuées. Chaque gérant connaît en permanence grâce à son Dashboard les nouvelle tâches à accepter, les tâches en cours de traitement et les tâches clôturées avec le détail des travaux effectués.

Le contrôle des échéances peut être activé pour les baux, les bons de travaux en cours, les contrats d’entretien des fournisseurs, les contrats d’assurance etc …et libère le personnel des travaux de vérification et de contrôle des délais. L’administrateur a la possibilité de visionner la gestion et le contrôle des échéances au niveau de la gérance englobant la totalité des tâches et leur statut.

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Lors du développement de l’application Immob10 nous avons prêté une attention toute particulière à la flexibilité du système, un système comptable rigide pouvant représenter un frein lors de l’acquisition de nouveaux mandats.
C’est ainsi que le gérant peut mettre en place pour chaque immeuble un plan comptable comprenant des actifs et des passifs ainsi qu’un compte d’exploitation, individuel et adapté aux exigences du propriétaire. En fonction de la complexité de la comptabilité la numérotation du plan comptable pourra être défini dans les paramètres, peu importe que celle-ci soit à quatre, six, huit ou plus de positions.

Lors de la mise en place du plan comptable chaque compte sera attribué à une classe, groupe ou sous-groupe, permettant ainsi la paramétrisation des totaux lors de l’impression du bilan. Il va de soi que la comptabilité pourra également être tenue pour des immeubles qui ont opté partiellement ou complètement pour la TVA.

La comptabilité des locataires ou copropriétaires est interconnectée en permanence avec la comptabilité de l’immeuble, garantissant au gérant de ne jamais rencontré des incohérences entre les deux entités. Une écriture comptable pourra être annulée par un simple click mettant à jour tous Les éléments de la comptabilité des locataires et de la comptabilité de l’immeuble.

Le choix de travailler avec ou sans le débit comptable des locataires ou copropriétaires peut se faire au niveau de l’immeuble. Dans la première variante le système débitera, en fonction du mode de paiement, le locataire et copropriétaire, tandis que la deuxième variante mettra à jour la comptabilité uniquement lors de l’encaissement. Peu importe le système choisi, le gérant disposera en permanence d’un système évolué permettant de gérer les délais légaux des rappels et mises en demeure.

 

La comptabilité des créanciers est également interconnectée avec la comptabilité de l’immeuble. Lors de la saisie d’une facture l’utilisateur pourra décider s’il souhaite déduire un escompte pour un paiement rapide. Cet escompte, et à condition que le paiement ait lieu dans les délais prévus, sera comptabilisé en toute transparence au niveau du créancier et de la comptabilité. Si l’immeuble est soumis partiellement ou totalement à la TVA, l’impôt préalable et récupérable sera calculé automatiquement, tout en laissant la décision finale à ce sujet et pour des cas particuliers à l’utilisateur.

 

Les propriétaires de plusieurs immeubles souhaitent fréquemment que pour chaque entité un compte gérance soit tenu et que ceux-ci soient regroupés dans une comptabilité globale. Ce système permet la gestion de plusieurs immeubles avec un seul compte bancaire toute en présentant une vision globale au niveau des transactions comptables. La paramétrisation du portefeuille permettra au gérant de respecter les exigences comptables du propriétaire.
Ce système est également utilisé par les gérances pour tous les immeubles qui ne nécessitent pas d’une structure comptable complexe et ou un compte de gérance simple répond aux exigences des propriétaires.
Les groupes d’investissements souhaitent souvent que chaque immeuble soit géré avec une comptabilité indépendante et complète mais que chaque opération comptable soit également répercutée dans une comptabilité « Générale ». Le mode de chainage et de connexion pourra être défini individuellement et pour chaque compte, permettant la mise en place des structures comptables complexes.

 

Lorsqu’un immeuble avec une comptabilité indépendante rencontre passagèrement un problème au niveau des liquidités, il sera possible d’opérer les ordres de paiement par l’intermédiaire du compte de la gérance immobilière, sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement des écritures comptables. L’automatisation est également assurée à ce niveau !

 

Mise à part d’un confort d’utilisation élevé les outils de l’application WEB Immob10 permettent l’édition en grand nombre de documents comptables clairs et compréhensibles destinés aux propriétaires.

 

Des outils optionnels permettent de donner un accès limité aux propriétaires qui souhaitent prendre connaissance de la situation comptable de leur immeuble, permettant en même temps de supprimer l’édition et l’envoi de documents « papiers ».

importation dans immob10

Il est courant qu’une gérance immobilière souhaitant intégrer l’application Immob10 dispose déjà d’un logiciel pour les mandats sous gestion. Ces anciens logiciels ne sont plus entretenus et ne suivent donc plus l’évolution du marché ou/et ne répondent plus aux exigences et besoins de la gérance. La gérance qui opte ainsi pour immob10, bénéficie d’une application Web intégrant toutes les nouvelles technologies, particulièrement au niveau de la mobilité ou de l’accès par des personnes externes à la base de données, sans passer par des fichiers d’interfaçage qui font définitivement parties du passé.

Lorsque la quantité de données est peu importante, le gérant aura tendance à ressaisir toutes les données dans la nouvelle application immob10, permettant de vérifier en même temps la validité des informations, tout en mettant à jour les données si nécessaire. Cette option permet à la gérance de disposer dans la nouvelle application Immob10 de données révisées ; les personnes ayant ainsi saisi les informations auront appris à connaître l’application « en live ».
Cette solution présente cependant deux inconvénients à ne pas négliger : En premier lieu, le fait qu’il sera indispensable de maintenir l’ancien logiciel pendant un certain temps en fonction, dans le but d’accéder à l’historique comptable, des locataires, copropriétaires ou créanciers, sans oublier l’historique d’entretien des objets sur plusieurs années. Le deuxième inconvénient sera une question de disponibilité du personnel chargé d’effectuer la saisie des données. Rares sont les gérances qui peuvent mettre à disposition le personnel nécessaire, sans réorganiser les processus de travail internes pendant la période de migration.

 

 

Lorsque le personnel nécessaire à la saisie des données n’est pas disponible ou que le portefeuille à migrer est trop important, la migration automatisée est alors indispensable. Le passage des données sur la nouvelle application pourra se faire partiellement ou complètement. Lorsque l’ancien logiciel dispose d’une structure comptable incompatible avec la nouvelle application, la reprise des données de base des immeubles, objets et locataires sera limitée. Souvent, il est également possible de reprendre les données de base des fournisseurs ainsi que l’historique d’entretien des objets. Comme pour une saisie manuelle des données, le maintien de l’ancien logiciel sera vivement recommandé dans le but de consulter les données et les historiques comptables. La qualité de ce type de migration dépendra grandement des possibilités d’exportation des données depuis l’ancien logiciel de gérance. Dans de rares cas, le fournisseur de l’ancien logiciel fera barrage en prétendant qu’une exportation n’est pas possible.

Pour les gérances utilisant le logiciel immob8.5, il est possible de migrer pratiquement la totalité des données sur la nouvelle application immob10. Cette migration englobera également la partie comptable avec les historiques sur un nombre d’années illimitées. Malgré le fait que le logiciel immob8.5 est une solution standard et qui sera entretenue pendant de nombreuses années, la migration automatisée nécessitera la présence d’un chef de projet. Avec le temps, la plupart les utilisateurs ont pris en effet « certaines libertés » lors de la saisie sur immob8.5, particularités qu’il s’agit de reconnaître et qui nécessiteront l’adaptation des modules de migration, que ce soit du côté de immob8.5 ou du côté de la nouvelle application immob10. Cette manière de procéder permettra de basculer sur la nouvelle application avec un minimum de travaux supplémentaires à effectuer. Il est clair que la qualité des données dans l’ancien logiciel déterminera la possibilité de réutilisation dans la nouvelle solution immob10. Citons comme exemple, les relations bancaires : les anciens numéros de compte ne seront pas repris, la migration acceptant uniquement les numéros IBAN. Le gérant veillera ainsi à mettre à jour les données avant d’envisager une migration.

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La formation – L’outil indispensable pour utiliser pleinement l’application Web Immob10

L’application Web Immob10 est destinée aux professionnels de la gérance immobilière et couvre tous les besoins pour répondre aux exigences des propriétaires, copropriétaires ou coopératives d’habitation.
Malgré le fait que l’application a été développé en respectant les standards aujourd’hui en vigueur, le manuel d’utilisation détaillé en français et en allemand ne fournira peut-être pas toutes les réponses aux questions de l’utilisateur. Dans de tels cas Immob10 propose les services suivants :

  • Support par mail à l’adresse support@thurnherr.ch
  • Support par téléphone au 058 255 1234
  • Formations d’une journée ou demi-journée selon planning dans les locaux de TSAB en Suisse romande ou en Suisse alémanique. Les cours sont adaptés aux particularités régionales pour que les élèves trouvent réponses à toutes leurs questions. Des conditions spéciales sont offertes aux apprenti(e)s qui participeront à ces cours. Ce type de cours offre la possibilité d’échanger des idées et expériences avec d’autres gérants, permettant d’optimiser les processus de travail en place dans la gérance.
  • Formation au domicile du client effectuée par des professionnels de l’immobilier ayants une longue expérience de la gestion. Ce type de cours permet de former simultanément plusieurs utilisateurs avec des cas réels provenant du portefeuille sous gestion. Le responsable de la formation établira avec le client un programme en fonction des désirs et des connaissances des personnes à former. En règle générale les sessions sont subdivisées en demi-journées pour permettre aux utilisateurs d’appliquer les connaissances acquises. Avec ce type de formation l’utilisateur introduira des données réelles sous la surveillance du formateur, ce qui permettra aux utilisateurs de pouvoir profiter pleinement des avantages que la paramétrisation de l’application offre, dans le but de répondre pleinement aux exigences des propriétaires. Une fois la formation de base terminée l’utilisateur aura la possibilité de suivre des cours groupés sur des modules optionnels.

Les prestations de support sont assurées par des personnes connaissant parfaitement le domaine de l’immobilier. La grande majorité a suivi des formations à l’USPI ou au SVIT et dispose de certificats correspondants. Plus d’info sur La formation – L’outil indispensable pour utiliser pleinement l’application Web Immob10

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Nouveauté Immob10 – PORTAIL D’ACCÈS

Nouveau Portail Propriétaires, Locataires, Concierges, Copropriétaires, Sociétaires.

L’application Web Immob10 destinée à gérer les immeubles locatifs, en PPE ou les coopératives d’habitation est dès à présent disponible avec un portail d’accès pour les propriétaires, les copropriétaires de la PPE ou les concierges actifs dans les immeubles dont la gestion vous est confiée. Les exigences en matière de publication des informations sont la plupart du temps très différentes d’une gérance à une autre. C’est la raison pour laquelle nous proposons un outil d’accès standard, en individualisant le contenu des publications en fonction des souhaits, exigences et processus de travail en vigueur au sein de la gérance. C’est ainsi par exemple que les concierges auront accès 24h sur 24h aux principales informations des occupants de l’immeuble au moyen de leur smartphone, tandis que les propriétaires connaîtront immédiatement la situation comptable. Les locataires pour leur part annonceront les dégâts avec leur smartphone en y ajoutant une photo, simplifiant le travail du gérant lors du traitement du problème. Nos chefs de projets sont à votre disposition pour étudier avec vous la solution de votre gérance.