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La gestion électronique des documents (GED) dans l’application Immob10 et les exigences de mobilité dans le travail actuel et futur

Avec la crise de la pandémie de nombreuses entreprises ont découvert le télétravail. Certaines gérances ont passé cette période avec beaucoup de difficultés, particulièrement lorsque l’accès aux documents indispensables au travail quotidien n’était pas ou que difficilement possible. D’autres gérances ayant entrepris, avant la pandémie, le chemin de la gestion électronique des documents ont rencontré moins de difficultés.

Bien que cette pandémie ne soit pas terminée un grand nombre de collaborateurs a retrouvé le chemin du bureau et le lieu de travail habituel. Le passage inattendu du Covid a par contre modifié nos habitudes de travail et nous montre que le télétravail ne pourra plus être ignoré à l’avenir, les collaborateurs ayant découvert les avantages ainsi que les inconvénients du travail à domicile. Bon nombre d’entreprises autorisent dès à présent, que les employés passent une partie de leur temps de travail à domicile.

Pour que le télétravail soit aussi efficace que le travail au bureau, l’accès aux documents doit être garanti en tout lieu et en tout temps.

Immob10 et sa GED intégrée permet de numériser tout document papier puis de le transmettre à la personne concernée. Il en va de même pour les documents PDF que la gérance réceptionne par le canal du mail. Lorsqu’il s’agit de factures provenant d’un fournisseur, le système essaye de déterminer le créancier, le genre de travail, sa relation bancaire ainsi que l’immeuble concerné et l’imputation comptable. Ce pré-traitement accélère grandement le travail du comptable qui devra uniquement compléter les données manquantes, sans disposer du document «papier». Le document GED sera ensuite lié et attribué aux éléments concernés par le processus de travail. Pour les factures, celles-ci sont ainsi accessibles depuis l’historique d’entretien, le créancier et la comptabilité de l’immeuble (compte de gérance, compte de chauffage) pour ne citer que ces quelques exemples.

Immob10 étant une application Web tous les documents sont ainsi accessibles quel que soit l’outil (PC, Tablette, Portable) et le lieu (au bureau, en télétravail, lors d’un état des lieux), contrairement aux applications développées avec des outils de la génération précédente qui nécessitent l’utilisation d’interfaces techniquement plus complexes aux exigences de la mobilité.

L’architecture de Immob10 permet également l’accès directe et sécurisé aux documents pour les propriétaires des immeubles locatifs ou les copropriétaires d’une PPE, sans devoir installer des programmes ou fragments de programmes sur leur environnement de travail habituel.