Il est courant qu’une gérance immobilière souhaitant intégrer l’application Immob10 dispose déjà d’un logiciel pour les mandats sous gestion. Ces anciens logiciels ne sont plus entretenus et ne suivent donc plus l’évolution du marché ou/et ne répondent plus aux exigences et besoins de la gérance. La gérance qui opte ainsi pour immob10, bénéficie d’une application Web intégrant toutes les nouvelles technologies, particulièrement au niveau de la mobilité ou de l’accès par des personnes externes à la base de données, sans passer par des fichiers d’interfaçage qui font définitivement parties du passé.

Lorsque la quantité de données est peu importante, le gérant aura tendance à ressaisir toutes les données dans la nouvelle application immob10, permettant de vérifier en même temps la validité des informations, tout en mettant à jour les données si nécessaire. Cette option permet à la gérance de disposer dans la nouvelle application Immob10 de données révisées ; les personnes ayant ainsi saisi les informations auront appris à connaître l’application « en live ».
Cette solution présente cependant deux inconvénients à ne pas négliger : En premier lieu, le fait qu’il sera indispensable de maintenir l’ancien logiciel pendant un certain temps en fonction, dans le but d’accéder à l’historique comptable, des locataires, copropriétaires ou créanciers, sans oublier l’historique d’entretien des objets sur plusieurs années. Le deuxième inconvénient sera une question de disponibilité du personnel chargé d’effectuer la saisie des données. Rares sont les gérances qui peuvent mettre à disposition le personnel nécessaire, sans réorganiser les processus de travail internes pendant la période de migration.

 

 

Lorsque le personnel nécessaire à la saisie des données n’est pas disponible ou que le portefeuille à migrer est trop important, la migration automatisée est alors indispensable. Le passage des données sur la nouvelle application pourra se faire partiellement ou complètement. Lorsque l’ancien logiciel dispose d’une structure comptable incompatible avec la nouvelle application, la reprise des données de base des immeubles, objets et locataires sera limitée. Souvent, il est également possible de reprendre les données de base des fournisseurs ainsi que l’historique d’entretien des objets. Comme pour une saisie manuelle des données, le maintien de l’ancien logiciel sera vivement recommandé dans le but de consulter les données et les historiques comptables. La qualité de ce type de migration dépendra grandement des possibilités d’exportation des données depuis l’ancien logiciel de gérance. Dans de rares cas, le fournisseur de l’ancien logiciel fera barrage en prétendant qu’une exportation n’est pas possible.

Pour les gérances utilisant le logiciel immob8.5, il est possible de migrer pratiquement la totalité des données sur la nouvelle application immob10. Cette migration englobera également la partie comptable avec les historiques sur un nombre d’années illimitées. Malgré le fait que le logiciel immob8.5 est une solution standard et qui sera entretenue pendant de nombreuses années, la migration automatisée nécessitera la présence d’un chef de projet. Avec le temps, la plupart les utilisateurs ont pris en effet « certaines libertés » lors de la saisie sur immob8.5, particularités qu’il s’agit de reconnaître et qui nécessiteront l’adaptation des modules de migration, que ce soit du côté de immob8.5 ou du côté de la nouvelle application immob10. Cette manière de procéder permettra de basculer sur la nouvelle application avec un minimum de travaux supplémentaires à effectuer. Il est clair que la qualité des données dans l’ancien logiciel déterminera la possibilité de réutilisation dans la nouvelle solution immob10. Citons comme exemple, les relations bancaires : les anciens numéros de compte ne seront pas repris, la migration acceptant uniquement les numéros IBAN. Le gérant veillera ainsi à mettre à jour les données avant d’envisager une migration.