Gérances immobilières : Principales raisons de choisir aujourd’hui une application Web en lieu et place d’une application installée dans son propre environnement informatique.

Lorsque le gérant d’immeubles (locatifs ou en copropriétés par étage) souhaite faire évoluer ses outils informatiques, il doit faire le choix, non seulement de l’application mais également de son mode de fonctionnement. En 2025 il existe deux types d’applications :

• Solution 1 : Applications installées dans l’environnement informatique de l’utilisateur ou hébergées dans un Cloud externe

• Solution 2 : Applications Web

La solution 1 est très souvent limitée à un réseau local ou nécessite des configurations spécifiques sur le matériel des utilisateurs distants. Le développement de ces applications a souvent eu lieu dans le passé et sur d’anciens environnements, permettant avec des mises à jour régulières à être fonctionnelles dans le monde informatique d’aujourd’hui, préservant ainsi l’investissement initial.

La solution 2 n’a besoin d’aucune installation, peu importe l’appareil utilisé (ordinateur, tablette ..). Elle nécessite une connexion Internet et un navigateur standard. Aucune installation ou configuration sera nécessaire pour les équipes de travail distantes telles que concierges, propriétaires, copropriétaires etc … .

TSAB Thurnherr SA connait parfaitement les deux solutions, développant et distribuant les applications Immob8.5 et Immob10. Au vu de l’évolution du monde de l’informatique nous conseillons aujourd’hui d’opter pour Immob10, Application Web, pour les raisons suivantes :

Coût de maintenance réduit

Les mises à jour et les correctifs sont centralisés et déployés une seule fois sur le serveur, évitant la gestion de versions multiples sur les différents environnements.

Flexibilité

Les ressources serveur peuvent être augmentées en fonction du volume des données gérées. L’utilisateur ne se soucie pas de cette question, l’augmentation étant effectuée par le concepteur de l’application ou à la demande de l’utilisateur.

Sécurité

Le fournisseur externe (hébergeur) offre un niveau de sécurité et de sauvegardes élevé. Les sauvegardes des données sont supervisées et contrôlées, assurant ainsi une sécurité continue. L’hébergeur investit massivement dans la sécurité de l’infrastructure. L’application Web Immob10 bénéficie de mécanismes de sécurité avancés, tels que le chiffrement des données et le contrôle d’accès à deux niveaux.

Accessibilité

Les applications Web sont indépendantes de la plateforme. Un accès par un PC Windows ou MAC, Tablette Android ou iOS est possible. Le système doit uniquement disposer d’un navigateur et d’un accès à internet.

Réduction du support technique et de l’administration

Les applications WEB étant gérées par des fournisseurs d’accès, les utilisateurs n’ont pas à se soucier des tâches administratives

Solution flexible sans investissements

L’application Web ne nécessite pas des investissements importants. Le loyer versé permet une gestion financière flexible et prévisible, comprenant la maintenance de l’application.

Conclusion

L’application Web Immob10 permet une plus grande flexibilité et la réduction des coûts du parc informatique. Le mode d’utilisation est pour toutes les personnes identique, accessible à distance et sécurisée.

✨ L’encaissement des loyers avec ou sans le débit comptable préalable ? 🤔

📌 La particularité de Immob10 est de pouvoir s’adapter à toutes les exigences de gestion, souvent différentes en fonction de la région ou le gérant est domicilié.

📍En Suisse alémanique ?

En Suisse alémanique la majorité des gérances ne conçoivent pas une gestion des locataires ou copropriétaires sans le débit comptable préalable des montants à payer. Le système crée pour chaque montant dû une « facture » dans le compte locataire/copropriétaire en passant en même temps les écritures comptables dans la comptabilité, à savoir une écriture au débit du compte « Débiteurs »  et au crédit sur les comptes «Loyers » et/ou « acomptes de charges »  ou encore «Divers encaissements » Si le bail est soumis à la TVA  une écriture correspondante sera passée sur le compte « TVA due ».  Le montant total à payer se trouvera donc dans le compte « Débiteurs ». Lorsque le locataire/copropriétaire s’acquitte de son dû, le système passera une écriture de paiement sur son compte puis dans la comptabilité de l’immeuble avec une écriture « Banque / Débiteurs ». L’avantage de ce système permet de connaitre en tout temps sur le compte « débiteurs » les montants à recevoir. Ce système est quasiment obligatoire lorsque l’immeuble est soumis totalement ou partiellement à la TVA, la comptabilité reflétant ainsi toujours la situation comptable réelle de l’immeuble à l’image d’une comptabilité traditionnelle.

La plupart des logiciels de gérance sur le marché tiennent compte lors de ’élaboration du décompte de chauffage des « acomptes débités », ce qui peut poser un problème lorsque le preneur de bail est en retard de paiements.

Tel n’est pas le cas dans l’application Immob10 puisque l’application gère en plus, un « compte courant des acomptes réellement versés », consultable en tout temps et en temps réel par le gérant ou par le copropriétaire sur le portail de sa PPE.

📍En Suisse Romande ?

En Suisse Romande, pour des questions historiques, la gestion est basée très souvent sur les encaissements. Font exceptions les institutionnels qui exigent que leur comptabilité soit tenue avec le débit comptable préalable, seul moyen de pouvoir disposer en tout temps et sans analyses complémentaires d’une situation comptable à jour. La situation est d’ailleurs transmise périodiquement au moyen d’interfaces au propriétaire.  Il en va de même pour les immeubles soumis partiellement ou totalement à la TVA.

💡 Avec le système basé sur les encaissements, le système débite chaque locataire/copropriétaire du montant dû, en créant une « facture ». Cette dernière servira à gérer le contentieux, mais n’est pas comptabilisé lors de sa création.  La comptabilité sera uniquement mise à jour au moment du paiement par le locataire/copropriétaire. Le système passera le montant payé au débit du compte bancaire et créditera les comptes « encaissements loyers, acomptes de chauffage, Divers » .

⏰ Ce système est fréquemment utilisé lorsque l’immeuble ne dispose pas de ses propres comptes de liquidités, car rattaché au pot commun de la régie. Le propriétaire disposera alors périodiquement d’un compte de gérance avec des rapports justifiants les encaissements, les retards ou avances. En fonction du résultat et paramètre le système effectuera un virement du disponible sur le compte privé du propriétaire ou reportera le solde sur le prochain décompte.

Nous sommes heureux de vous informer que nous serons présents au Salon de l’immobilier Neuchâtelois (SINE.ch) qui se déroulera du 27 avril au 1er mai 2022
À la patinoire du Littoral, Quai Robert-Comtesse à 2000 Neuchâtel.

Notre entreprise en tant qu’acteur majeur de solutions de gestion immobilière depuis plusieurs décennies se devait de participer à cet événement important du secteur de l’immobilier.

Venez nous voir au stand n°88 on vous présente notre dernier produit en date : Immob10 (logiciel professionnel de gestion immobilière).

 

PRÉSENTATION DU SINE
Le Salon de l’Immobilier NEuchâtelois (SINE) est né de l’initiative de professionnels de divers domaines des services liés à l’immobilier.

Le Salon de l’Immobilier NEuchâtelois (SINE) est pour vous un point de rencontre convivial et pertinent. Il regroupe tous les acteurs économiques de l’immobilier et les professionnels qui peuvent répondre à toutes vos questions. Le salon se tient dans un cadre agréable et adapté à l’événement (les patinoires du Littoral à Neuchâtel). plus d’info sur sine.ch

La version PRO de Immob10 a été complétée par un outil facilitant la gestion et le contrôle des échéances, disponible dans le Dashboard.

En confiant un immeuble à la gérance, le propriétaire s’attend à ce que les délais et échéances soient gérés de manière précise. Cet aspect n’est pas aisé pour le gérant auquel est attribué la gestion du mandat. En plus du suivi des sinistres et travaux, il doit également gérer les visites des futurs locataires dans le cadre des activités de relocation, ainsi que des états des lieux et bons de travaux liés aux locataires sortants. Le choix d’un nouveau locataire doit se faire minutieusement afin d’éviter par la suite des complications en cas de non-paiement du loyer. Ces quelques exemples montrent la complexité de l’activité que le gérant doit gérer afin de répondre aux exigences du propriétaire.

Sans une gestion rigoureuse, il peut arriver que des délais importants soient dépassés, générant des problèmes et mettant en péril le contrat de gestion à cause de pertes de revenus pour le propriétaire.

La gestion et le contrôle des échéances sont à présent intégrés dans la version Pro de l’application Immob10. L’exemple ci-après d’un bail à loyer commercial donne un aperçu détaillé des avantages de cet outil :
En juin 2013 l’entreprise « Dupont SA » a conclu un bail commercial d’une durée de 10 ans, avec une option de reconduction du bail pour 5 ans, à condition de faire valoir cette option 24 mois avant l’échéance du bail. Le locataire doit se prononcer au plus tard en mai 2021. Grâce aux paramètres saisis lors de la conclusion du bail, le gérant reçoit automatiquement en mars 2021, une tâche l’avisant de cette échéance qui lui permet d’entreprendre les démarches nécessaires. Sans réaction de sa part dans le délai défini, cette tâche est automatiquement transférée à un autre collaborateur pour sa prise en charge, puis sans intervention de la part de ce deuxième collaborateur à l’administrateur du système. Avec la prise en charge de la tâche, le système active l’historique des travaux effectués et permet au responsable de transférer la tâche à un autre collaborateur pour la suite des travaux. Le système garde ainsi en tout temps le visuel des tâches en travaux avec le détail des opérations effectuées. Chaque gérant connaît en permanence grâce à son Dashboard les nouvelle tâches à accepter, les tâches en cours de traitement et les tâches clôturées avec le détail des travaux effectués.

Le contrôle des échéances peut être activé pour les baux, les bons de travaux en cours, les contrats d’entretien des fournisseurs, les contrats d’assurance etc …et libère le personnel des travaux de vérification et de contrôle des délais. L’administrateur a la possibilité de visionner la gestion et le contrôle des échéances au niveau de la gérance englobant la totalité des tâches et leur statut.

Il est courant qu’une gérance immobilière souhaitant intégrer l’application Immob10 dispose déjà d’un logiciel pour les mandats sous gestion. Ces anciens logiciels ne sont plus entretenus et ne suivent donc plus l’évolution du marché ou/et ne répondent plus aux exigences et besoins de la gérance. La gérance qui opte ainsi pour immob10, bénéficie d’une application Web intégrant toutes les nouvelles technologies, particulièrement au niveau de la mobilité ou de l’accès par des personnes externes à la base de données, sans passer par des fichiers d’interfaçage qui font définitivement parties du passé.

Lorsque la quantité de données est peu importante, le gérant aura tendance à ressaisir toutes les données dans la nouvelle application immob10, permettant de vérifier en même temps la validité des informations, tout en mettant à jour les données si nécessaire. Cette option permet à la gérance de disposer dans la nouvelle application Immob10 de données révisées ; les personnes ayant ainsi saisi les informations auront appris à connaître l’application « en live ».
Cette solution présente cependant deux inconvénients à ne pas négliger : En premier lieu, le fait qu’il sera indispensable de maintenir l’ancien logiciel pendant un certain temps en fonction, dans le but d’accéder à l’historique comptable, des locataires, copropriétaires ou créanciers, sans oublier l’historique d’entretien des objets sur plusieurs années. Le deuxième inconvénient sera une question de disponibilité du personnel chargé d’effectuer la saisie des données. Rares sont les gérances qui peuvent mettre à disposition le personnel nécessaire, sans réorganiser les processus de travail internes pendant la période de migration.

 

 

Lorsque le personnel nécessaire à la saisie des données n’est pas disponible ou que le portefeuille à migrer est trop important, la migration automatisée est alors indispensable. Le passage des données sur la nouvelle application pourra se faire partiellement ou complètement. Lorsque l’ancien logiciel dispose d’une structure comptable incompatible avec la nouvelle application, la reprise des données de base des immeubles, objets et locataires sera limitée. Souvent, il est également possible de reprendre les données de base des fournisseurs ainsi que l’historique d’entretien des objets. Comme pour une saisie manuelle des données, le maintien de l’ancien logiciel sera vivement recommandé dans le but de consulter les données et les historiques comptables. La qualité de ce type de migration dépendra grandement des possibilités d’exportation des données depuis l’ancien logiciel de gérance. Dans de rares cas, le fournisseur de l’ancien logiciel fera barrage en prétendant qu’une exportation n’est pas possible.

Pour les gérances utilisant le logiciel immob8.5, il est possible de migrer pratiquement la totalité des données sur la nouvelle application immob10. Cette migration englobera également la partie comptable avec les historiques sur un nombre d’années illimitées. Malgré le fait que le logiciel immob8.5 est une solution standard et qui sera entretenue pendant de nombreuses années, la migration automatisée nécessitera la présence d’un chef de projet. Avec le temps, la plupart les utilisateurs ont pris en effet « certaines libertés » lors de la saisie sur immob8.5, particularités qu’il s’agit de reconnaître et qui nécessiteront l’adaptation des modules de migration, que ce soit du côté de immob8.5 ou du côté de la nouvelle application immob10. Cette manière de procéder permettra de basculer sur la nouvelle application avec un minimum de travaux supplémentaires à effectuer. Il est clair que la qualité des données dans l’ancien logiciel déterminera la possibilité de réutilisation dans la nouvelle solution immob10. Citons comme exemple, les relations bancaires : les anciens numéros de compte ne seront pas repris, la migration acceptant uniquement les numéros IBAN. Le gérant veillera ainsi à mettre à jour les données avant d’envisager une migration.