Encaissement des loyers avec ou sans le débit comptable préalable ?

✨ L’encaissement des loyers avec ou sans le débit comptable préalable ? 🤔

📌 La particularité de Immob10 est de pouvoir s’adapter à toutes les exigences de gestion, souvent différentes en fonction de la région ou le gérant est domicilié.

📍En Suisse alémanique ?

En Suisse alémanique la majorité des gérances ne conçoivent pas une gestion des locataires ou copropriétaires sans le débit comptable préalable des montants à payer. Le système crée pour chaque montant dû une « facture » dans le compte locataire/copropriétaire en passant en même temps les écritures comptables dans la comptabilité, à savoir une écriture au débit du compte « Débiteurs »  et au crédit sur les comptes «Loyers » et/ou « acomptes de charges »  ou encore «Divers encaissements » Si le bail est soumis à la TVA  une écriture correspondante sera passée sur le compte « TVA due ».  Le montant total à payer se trouvera donc dans le compte « Débiteurs ». Lorsque le locataire/copropriétaire s’acquitte de son dû, le système passera une écriture de paiement sur son compte puis dans la comptabilité de l’immeuble avec une écriture « Banque / Débiteurs ». L’avantage de ce système permet de connaitre en tout temps sur le compte « débiteurs » les montants à recevoir. Ce système est quasiment obligatoire lorsque l’immeuble est soumis totalement ou partiellement à la TVA, la comptabilité reflétant ainsi toujours la situation comptable réelle de l’immeuble à l’image d’une comptabilité traditionnelle.

La plupart des logiciels de gérance sur le marché tiennent compte lors de ’élaboration du décompte de chauffage des « acomptes débités », ce qui peut poser un problème lorsque le preneur de bail est en retard de paiements.

Tel n’est pas le cas dans l’application Immob10 puisque l’application gère en plus, un « compte courant des acomptes réellement versés », consultable en tout temps et en temps réel par le gérant ou par le copropriétaire sur le portail de sa PPE.

📍En Suisse Romande ?

En Suisse Romande, pour des questions historiques, la gestion est basée très souvent sur les encaissements. Font exceptions les institutionnels qui exigent que leur comptabilité soit tenue avec le débit comptable préalable, seul moyen de pouvoir disposer en tout temps et sans analyses complémentaires d’une situation comptable à jour. La situation est d’ailleurs transmise périodiquement au moyen d’interfaces au propriétaire.  Il en va de même pour les immeubles soumis partiellement ou totalement à la TVA.

💡 Avec le système basé sur les encaissements, le système débite chaque locataire/copropriétaire du montant dû, en créant une « facture ». Cette dernière servira à gérer le contentieux, mais n’est pas comptabilisé lors de sa création.  La comptabilité sera uniquement mise à jour au moment du paiement par le locataire/copropriétaire. Le système passera le montant payé au débit du compte bancaire et créditera les comptes « encaissements loyers, acomptes de chauffage, Divers » .

⏰ Ce système est fréquemment utilisé lorsque l’immeuble ne dispose pas de ses propres comptes de liquidités, car rattaché au pot commun de la régie. Le propriétaire disposera alors périodiquement d’un compte de gérance avec des rapports justifiants les encaissements, les retards ou avances. En fonction du résultat et paramètre le système effectuera un virement du disponible sur le compte privé du propriétaire ou reportera le solde sur le prochain décompte.