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Gérances immobilières : Principales raisons de choisir aujourd’hui une application Web en lieu et place d’une application installée dans son propre environnement informatique.

Lorsque le gérant d’immeubles (locatifs ou en copropriétés par étage) souhaite faire évoluer ses outils informatiques, il doit faire le choix, non seulement de l’application mais également de son mode de fonctionnement. En 2025 il existe deux types d’applications :

• Solution 1 : Applications installées dans l’environnement informatique de l’utilisateur ou hébergées dans un Cloud externe

• Solution 2 : Applications Web

La solution 1 est très souvent limitée à un réseau local ou nécessite des configurations spécifiques sur le matériel des utilisateurs distants. Le développement de ces applications a souvent eu lieu dans le passé et sur d’anciens environnements, permettant avec des mises à jour régulières à être fonctionnelles dans le monde informatique d’aujourd’hui, préservant ainsi l’investissement initial.

La solution 2 n’a besoin d’aucune installation, peu importe l’appareil utilisé (ordinateur, tablette ..). Elle nécessite une connexion Internet et un navigateur standard. Aucune installation ou configuration sera nécessaire pour les équipes de travail distantes telles que concierges, propriétaires, copropriétaires etc … .

TSAB Thurnherr SA connait parfaitement les deux solutions, développant et distribuant les applications Immob8.5 et Immob10. Au vu de l’évolution du monde de l’informatique nous conseillons aujourd’hui d’opter pour Immob10, Application Web, pour les raisons suivantes :

Coût de maintenance réduit

Les mises à jour et les correctifs sont centralisés et déployés une seule fois sur le serveur, évitant la gestion de versions multiples sur les différents environnements.

Flexibilité

Les ressources serveur peuvent être augmentées en fonction du volume des données gérées. L’utilisateur ne se soucie pas de cette question, l’augmentation étant effectuée par le concepteur de l’application ou à la demande de l’utilisateur.

Sécurité

Le fournisseur externe (hébergeur) offre un niveau de sécurité et de sauvegardes élevé. Les sauvegardes des données sont supervisées et contrôlées, assurant ainsi une sécurité continue. L’hébergeur investit massivement dans la sécurité de l’infrastructure. L’application Web Immob10 bénéficie de mécanismes de sécurité avancés, tels que le chiffrement des données et le contrôle d’accès à deux niveaux.

Accessibilité

Les applications Web sont indépendantes de la plateforme. Un accès par un PC Windows ou MAC, Tablette Android ou iOS est possible. Le système doit uniquement disposer d’un navigateur et d’un accès à internet.

Réduction du support technique et de l’administration

Les applications WEB étant gérées par des fournisseurs d’accès, les utilisateurs n’ont pas à se soucier des tâches administratives

Solution flexible sans investissements

L’application Web ne nécessite pas des investissements importants. Le loyer versé permet une gestion financière flexible et prévisible, comprenant la maintenance de l’application.

Conclusion

L’application Web Immob10 permet une plus grande flexibilité et la réduction des coûts du parc informatique. Le mode d’utilisation est pour toutes les personnes identique, accessible à distance et sécurisée.

✨ L’encaissement des loyers avec ou sans le débit comptable préalable ? 🤔

📌 La particularité de Immob10 est de pouvoir s’adapter à toutes les exigences de gestion, souvent différentes en fonction de la région ou le gérant est domicilié.

📍En Suisse alémanique ?

En Suisse alémanique la majorité des gérances ne conçoivent pas une gestion des locataires ou copropriétaires sans le débit comptable préalable des montants à payer. Le système crée pour chaque montant dû une « facture » dans le compte locataire/copropriétaire en passant en même temps les écritures comptables dans la comptabilité, à savoir une écriture au débit du compte « Débiteurs »  et au crédit sur les comptes «Loyers » et/ou « acomptes de charges »  ou encore «Divers encaissements » Si le bail est soumis à la TVA  une écriture correspondante sera passée sur le compte « TVA due ».  Le montant total à payer se trouvera donc dans le compte « Débiteurs ». Lorsque le locataire/copropriétaire s’acquitte de son dû, le système passera une écriture de paiement sur son compte puis dans la comptabilité de l’immeuble avec une écriture « Banque / Débiteurs ». L’avantage de ce système permet de connaitre en tout temps sur le compte « débiteurs » les montants à recevoir. Ce système est quasiment obligatoire lorsque l’immeuble est soumis totalement ou partiellement à la TVA, la comptabilité reflétant ainsi toujours la situation comptable réelle de l’immeuble à l’image d’une comptabilité traditionnelle.

La plupart des logiciels de gérance sur le marché tiennent compte lors de ’élaboration du décompte de chauffage des « acomptes débités », ce qui peut poser un problème lorsque le preneur de bail est en retard de paiements.

Tel n’est pas le cas dans l’application Immob10 puisque l’application gère en plus, un « compte courant des acomptes réellement versés », consultable en tout temps et en temps réel par le gérant ou par le copropriétaire sur le portail de sa PPE.

📍En Suisse Romande ?

En Suisse Romande, pour des questions historiques, la gestion est basée très souvent sur les encaissements. Font exceptions les institutionnels qui exigent que leur comptabilité soit tenue avec le débit comptable préalable, seul moyen de pouvoir disposer en tout temps et sans analyses complémentaires d’une situation comptable à jour. La situation est d’ailleurs transmise périodiquement au moyen d’interfaces au propriétaire.  Il en va de même pour les immeubles soumis partiellement ou totalement à la TVA.

💡 Avec le système basé sur les encaissements, le système débite chaque locataire/copropriétaire du montant dû, en créant une « facture ». Cette dernière servira à gérer le contentieux, mais n’est pas comptabilisé lors de sa création.  La comptabilité sera uniquement mise à jour au moment du paiement par le locataire/copropriétaire. Le système passera le montant payé au débit du compte bancaire et créditera les comptes « encaissements loyers, acomptes de chauffage, Divers » .

⏰ Ce système est fréquemment utilisé lorsque l’immeuble ne dispose pas de ses propres comptes de liquidités, car rattaché au pot commun de la régie. Le propriétaire disposera alors périodiquement d’un compte de gérance avec des rapports justifiants les encaissements, les retards ou avances. En fonction du résultat et paramètre le système effectuera un virement du disponible sur le compte privé du propriétaire ou reportera le solde sur le prochain décompte.

La gestion électronique des documents (GED) dans l’application Immob10 et les exigences de mobilité dans le travail actuel et futur

Avec la crise de la pandémie de nombreuses entreprises ont découvert le télétravail. Certaines gérances ont passé cette période avec beaucoup de difficultés, particulièrement lorsque l’accès aux documents indispensables au travail quotidien n’était pas ou que difficilement possible. D’autres gérances ayant entrepris, avant la pandémie, le chemin de la gestion électronique des documents ont rencontré moins de difficultés.

Bien que cette pandémie ne soit pas terminée un grand nombre de collaborateurs a retrouvé le chemin du bureau et le lieu de travail habituel. Le passage inattendu du Covid a par contre modifié nos habitudes de travail et nous montre que le télétravail ne pourra plus être ignoré à l’avenir, les collaborateurs ayant découvert les avantages ainsi que les inconvénients du travail à domicile. Bon nombre d’entreprises autorisent dès à présent, que les employés passent une partie de leur temps de travail à domicile.

Pour que le télétravail soit aussi efficace que le travail au bureau, l’accès aux documents doit être garanti en tout lieu et en tout temps.

Immob10 et sa GED intégrée permet de numériser tout document papier puis de le transmettre à la personne concernée. Il en va de même pour les documents PDF que la gérance réceptionne par le canal du mail. Lorsqu’il s’agit de factures provenant d’un fournisseur, le système essaye de déterminer le créancier, le genre de travail, sa relation bancaire ainsi que l’immeuble concerné et l’imputation comptable. Ce pré-traitement accélère grandement le travail du comptable qui devra uniquement compléter les données manquantes, sans disposer du document «papier». Le document GED sera ensuite lié et attribué aux éléments concernés par le processus de travail. Pour les factures, celles-ci sont ainsi accessibles depuis l’historique d’entretien, le créancier et la comptabilité de l’immeuble (compte de gérance, compte de chauffage) pour ne citer que ces quelques exemples.

Immob10 étant une application Web tous les documents sont ainsi accessibles quel que soit l’outil (PC, Tablette, Portable) et le lieu (au bureau, en télétravail, lors d’un état des lieux), contrairement aux applications développées avec des outils de la génération précédente qui nécessitent l’utilisation d’interfaces techniquement plus complexes aux exigences de la mobilité.

L’architecture de Immob10 permet également l’accès directe et sécurisé aux documents pour les propriétaires des immeubles locatifs ou les copropriétaires d’une PPE, sans devoir installer des programmes ou fragments de programmes sur leur environnement de travail habituel.

 

Lors du développement de l’application Immob10 nous avons prêté une attention toute particulière à la flexibilité du système, un système comptable rigide pouvant représenter un frein lors de l’acquisition de nouveaux mandats.
C’est ainsi que le gérant peut mettre en place pour chaque immeuble un plan comptable comprenant des actifs et des passifs ainsi qu’un compte d’exploitation, individuel et adapté aux exigences du propriétaire. En fonction de la complexité de la comptabilité la numérotation du plan comptable pourra être défini dans les paramètres, peu importe que celle-ci soit à quatre, six, huit ou plus de positions.

Lors de la mise en place du plan comptable chaque compte sera attribué à une classe, groupe ou sous-groupe, permettant ainsi la paramétrisation des totaux lors de l’impression du bilan. Il va de soi que la comptabilité pourra également être tenue pour des immeubles qui ont opté partiellement ou complètement pour la TVA.

La comptabilité des locataires ou copropriétaires est interconnectée en permanence avec la comptabilité de l’immeuble, garantissant au gérant de ne jamais rencontré des incohérences entre les deux entités. Une écriture comptable pourra être annulée par un simple click mettant à jour tous Les éléments de la comptabilité des locataires et de la comptabilité de l’immeuble.

Le choix de travailler avec ou sans le débit comptable des locataires ou copropriétaires peut se faire au niveau de l’immeuble. Dans la première variante le système débitera, en fonction du mode de paiement, le locataire et copropriétaire, tandis que la deuxième variante mettra à jour la comptabilité uniquement lors de l’encaissement. Peu importe le système choisi, le gérant disposera en permanence d’un système évolué permettant de gérer les délais légaux des rappels et mises en demeure.

 

La comptabilité des créanciers est également interconnectée avec la comptabilité de l’immeuble. Lors de la saisie d’une facture l’utilisateur pourra décider s’il souhaite déduire un escompte pour un paiement rapide. Cet escompte, et à condition que le paiement ait lieu dans les délais prévus, sera comptabilisé en toute transparence au niveau du créancier et de la comptabilité. Si l’immeuble est soumis partiellement ou totalement à la TVA, l’impôt préalable et récupérable sera calculé automatiquement, tout en laissant la décision finale à ce sujet et pour des cas particuliers à l’utilisateur.

 

Les propriétaires de plusieurs immeubles souhaitent fréquemment que pour chaque entité un compte gérance soit tenu et que ceux-ci soient regroupés dans une comptabilité globale. Ce système permet la gestion de plusieurs immeubles avec un seul compte bancaire toute en présentant une vision globale au niveau des transactions comptables. La paramétrisation du portefeuille permettra au gérant de respecter les exigences comptables du propriétaire.
Ce système est également utilisé par les gérances pour tous les immeubles qui ne nécessitent pas d’une structure comptable complexe et ou un compte de gérance simple répond aux exigences des propriétaires.
Les groupes d’investissements souhaitent souvent que chaque immeuble soit géré avec une comptabilité indépendante et complète mais que chaque opération comptable soit également répercutée dans une comptabilité « Générale ». Le mode de chainage et de connexion pourra être défini individuellement et pour chaque compte, permettant la mise en place des structures comptables complexes.

 

Lorsqu’un immeuble avec une comptabilité indépendante rencontre passagèrement un problème au niveau des liquidités, il sera possible d’opérer les ordres de paiement par l’intermédiaire du compte de la gérance immobilière, sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement des écritures comptables. L’automatisation est également assurée à ce niveau !

 

Mise à part d’un confort d’utilisation élevé les outils de l’application WEB Immob10 permettent l’édition en grand nombre de documents comptables clairs et compréhensibles destinés aux propriétaires.

 

Des outils optionnels permettent de donner un accès limité aux propriétaires qui souhaitent prendre connaissance de la situation comptable de leur immeuble, permettant en même temps de supprimer l’édition et l’envoi de documents « papiers ».