2021 • immob10

La gestion électronique des documents (GED) dans l’application Immob10 et les exigences de mobilité dans le travail actuel et futur

Avec la crise de la pandémie de nombreuses entreprises ont découvert le télétravail. Certaines gérances ont passé cette période avec beaucoup de difficultés, particulièrement lorsque l’accès aux documents indispensables au travail quotidien n’était pas ou que difficilement possible. D’autres gérances ayant entrepris, avant la pandémie, le chemin de la gestion électronique des documents ont rencontré moins de difficultés.

Bien que cette pandémie ne soit pas terminée un grand nombre de collaborateurs a retrouvé le chemin du bureau et le lieu de travail habituel. Le passage inattendu du Covid a par contre modifié nos habitudes de travail et nous montre que le télétravail ne pourra plus être ignoré à l’avenir, les collaborateurs ayant découvert les avantages ainsi que les inconvénients du travail à domicile. Bon nombre d’entreprises autorisent dès à présent, que les employés passent une partie de leur temps de travail à domicile.

Pour que le télétravail soit aussi efficace que le travail au bureau, l’accès aux documents doit être garanti en tout lieu et en tout temps.

Immob10 et sa GED intégrée permet de numériser tout document papier puis de le transmettre à la personne concernée. Il en va de même pour les documents PDF que la gérance réceptionne par le canal du mail. Lorsqu’il s’agit de factures provenant d’un fournisseur, le système essaye de déterminer le créancier, le genre de travail, sa relation bancaire ainsi que l’immeuble concerné et l’imputation comptable. Ce pré-traitement accélère grandement le travail du comptable qui devra uniquement compléter les données manquantes, sans disposer du document «papier». Le document GED sera ensuite lié et attribué aux éléments concernés par le processus de travail. Pour les factures, celles-ci sont ainsi accessibles depuis l’historique d’entretien, le créancier et la comptabilité de l’immeuble (compte de gérance, compte de chauffage) pour ne citer que ces quelques exemples.

Immob10 étant une application Web tous les documents sont ainsi accessibles quel que soit l’outil (PC, Tablette, Portable) et le lieu (au bureau, en télétravail, lors d’un état des lieux), contrairement aux applications développées avec des outils de la génération précédente qui nécessitent l’utilisation d’interfaces techniquement plus complexes aux exigences de la mobilité.

L’architecture de Immob10 permet également l’accès directe et sécurisé aux documents pour les propriétaires des immeubles locatifs ou les copropriétaires d’une PPE, sans devoir installer des programmes ou fragments de programmes sur leur environnement de travail habituel.

La version PRO de Immob10 a été complétée par un outil facilitant la gestion et le contrôle des échéances, disponible dans le Dashboard.

En confiant un immeuble à la gérance, le propriétaire s’attend à ce que les délais et échéances soient gérés de manière précise. Cet aspect n’est pas aisé pour le gérant auquel est attribué la gestion du mandat. En plus du suivi des sinistres et travaux, il doit également gérer les visites des futurs locataires dans le cadre des activités de relocation, ainsi que des états des lieux et bons de travaux liés aux locataires sortants. Le choix d’un nouveau locataire doit se faire minutieusement afin d’éviter par la suite des complications en cas de non-paiement du loyer. Ces quelques exemples montrent la complexité de l’activité que le gérant doit gérer afin de répondre aux exigences du propriétaire.

Sans une gestion rigoureuse, il peut arriver que des délais importants soient dépassés, générant des problèmes et mettant en péril le contrat de gestion à cause de pertes de revenus pour le propriétaire.

La gestion et le contrôle des échéances sont à présent intégrés dans la version Pro de l’application Immob10. L’exemple ci-après d’un bail à loyer commercial donne un aperçu détaillé des avantages de cet outil :
En juin 2013 l’entreprise « Dupont SA » a conclu un bail commercial d’une durée de 10 ans, avec une option de reconduction du bail pour 5 ans, à condition de faire valoir cette option 24 mois avant l’échéance du bail. Le locataire doit se prononcer au plus tard en mai 2021. Grâce aux paramètres saisis lors de la conclusion du bail, le gérant reçoit automatiquement en mars 2021, une tâche l’avisant de cette échéance qui lui permet d’entreprendre les démarches nécessaires. Sans réaction de sa part dans le délai défini, cette tâche est automatiquement transférée à un autre collaborateur pour sa prise en charge, puis sans intervention de la part de ce deuxième collaborateur à l’administrateur du système. Avec la prise en charge de la tâche, le système active l’historique des travaux effectués et permet au responsable de transférer la tâche à un autre collaborateur pour la suite des travaux. Le système garde ainsi en tout temps le visuel des tâches en travaux avec le détail des opérations effectuées. Chaque gérant connaît en permanence grâce à son Dashboard les nouvelle tâches à accepter, les tâches en cours de traitement et les tâches clôturées avec le détail des travaux effectués.

Le contrôle des échéances peut être activé pour les baux, les bons de travaux en cours, les contrats d’entretien des fournisseurs, les contrats d’assurance etc …et libère le personnel des travaux de vérification et de contrôle des délais. L’administrateur a la possibilité de visionner la gestion et le contrôle des échéances au niveau de la gérance englobant la totalité des tâches et leur statut.

Archive pour l’année : 2021