Die Terminkontrolle – unumgänglich für eine präzise Verwaltung der anvertrauten Mandate

Immob10-Pro verfügt neu über ein Werkzeug, welches die Verwaltung und Kontrolle der Fristen vereinfacht.

Der Eigentümer erwartet von der Verwaltung, dass die Fristen und Auflagen der anvertrauten Liegenschaften auf präzise Art und Weise verwaltet werden. Dies ist für den Verwalter nicht immer einfach, ist doch dieser für mehrere Mandate verantwortlich. Nebst den üblichen Arbeiten wie die Ueberwachung der Schadenfälle, der Organisation von Besuchen für die Wiedervermietung von Wohnobjekten, der Wohnungsabnahmen und dem Erstellen von Arbeitsaufträgen zu Handen der Handwerker, der Auswahl neuer und solventen Mieter, ist es nicht immer einfach die Fristen und die anderen Aufgaben im Griff zu behalten.

Ohne Einhaltung einer strengen Kontrolle kann es vorkommen, dass wichtige Termine übersehen werden, was zum Beispiel zu Mietzinsverlusten für den Eigentümer führen kann.

In der Version Immob10-Pro ist nun die Terminkontrolle im Verwalter-Dashboard integriert. Mit untenstehendem Beispiel eines Mietvertrages für Geschäftsräumlichkeiten wird der Vorteil dieses neuen Werkzeuges klar aufgezeigt:
Im Juni 2013 hat die Firma «Beispiel AG» einen Mietvertrag für Geschäftsräumlichkeiten mit einer Vertragsdauer von 10 Jahren abgeschlossen, wobei eine Option für dessen Verlängerung von 5 Jahren vorgesehen wurde. Diese Option muss mindestens 24 Monate vor Ablauf des Vertrages eingelöst werden. Mit diesem Beispiel muss sich der Mieter spätestens im Monat Mai des Jahres 2021 äussern. Auf der Basis der vordefinierten Parameter wird der Verwalter automatisch im März 2021 eine Aufgabe erhalten, damit dieser die notwendigen Schritte unternehmen kann. Ohne Reaktion des Verwalters (ferienhalber oder krankheitshalber abwesend) innert einer vordefinierten Frist wird die Aufgabe automatisch einer anderen Person weitergeleitet. Falls der/die Stellvertreter(in) auf diese neue Aufgabe nicht reagiert, wird die Aufgabe dem Systemadministrator weitergeleitet.

Mit der Akzeptanz der Aufgabe aktiviert das System automatisch die Historik der ausgeführten Arbeiten und stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Aufgabe einer anderen Person für die weiteren Schritte weiterzugeben. Das System speichert somit im Detail sämtliche ausgeführten Arbeiten des Prozesses, welche am Bildschirm angezeigt werden können. Jeder Mitarbeiter der Verwaltung hat dank der Terminkontrolle permanent die Uebersicht seiner neuen Aufgaben, der in Arbeit befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben.
Die Terminkontrolle im Dashboard kann für die Mietverträge, die Arbeitsaufträge, die Wartungsverträge der Handwerker, die Versicherungspolicen usw. parametrisiert werden, sodass das Personal der Verwaltung von mühsamen Kontrollen befreit wird. Der Administrator verfügt über einen Gesamtüberblick der Aufgaben mit dem jeweiligen Status.