Datenmigration von einer bestehenden Softwarelösung in die Web-Lösung immob10
Ueblicherweise verfügt die Liegenschaftsverwaltung, welche auf die Web-Lösung immob10 umsteigen will, schon über eine Software, mit welcher sie die anvertrauten Mandate verwaltet. Solche alte Softwarelösungen werden entweder nicht mehr gewartet und/oder entsprechen nicht mehr den Erwartungen der Liegenschaftsverwalter in Sachen Mobilität und Web-Integration. Die Liegenschaftsverwaltung entscheidet sich somit auf die Web-Applikation immob10 umzusteigen um die üblichen Tagesgeschäfte und buchhalterischen Anforderung zu erfüllen, aber vor allem auch über die neuesten Technologien in Sachen Mobilität und Kommunikation verfügen zu können ohne dass dabei veraltete Schnittstellen eingesetzt werden müssen.
Wenn die bestehende Datenmenge nicht zu gross ist, wird die Verwaltung dazu neigen, die Daten komplett neu zu erfassen. Gleichzeitig können dabei die alten Daten kontrolliert und falls notwendig aktualisiert werden. Dank dieser Option verfügt die Verwaltung beim Starten mit der Web-Lösung immob10 über aktuelle Daten und bringt gleichzeitig den Vorteil mit sich, dass die Personen, welche mit der Erfassung beauftragt waren, die Web-Lösung kennen und Nachschulungen nicht mehr notwendig sind.
Diese Option bringt jedoch zwei Nachteile mit sich, welche nicht zu unterschätzen sind:
– Die bestehende Software muss während einer bestimmten Zeit beibehalten werden damit auf die Historik allgemein zugegriffen werden kann, auch wenn die Daten nicht mehr verändert werden. Ganz speziell betrifft dies die Buchhaltungsabschlüsse aus den Vorjahren und die Unterhaltdatei der Objekte, welche in einigen Fällen mehrere Jahrzehnte Daten beinhaltet.
– Der zweite Nachteil bezieht sich auf die Verfügbarkeit des Personals. Selten sind die Verwaltungen, welche über ausgebildetes Personal verfügen und welche auch die notwendige Zeit investieren können, um die Daten zu erfassen, ohne den Prozess des Tagesgeschäftes ins Schwanken zu bringen.
Wenn das notwendige Personal für die Datenerfassung nicht zur Verfügung steht oder die zu erfassende Datenmenge zu gross ist, wird die automatisierte Datenmigration ins Auge gefasst. Diese hängt von der Verfügbarkeit der Daten aus dem bisherigen System ab. In seltenen Fällen stellt der Lieferant der bisherigen Software keine Tools für den Datenexport zur Verfügung.
Im Normalfall können die Daten teilweise oder sogar komplett migriert werden, abhängig von der Kompatibilität der bisherigen buchhalterischen Struktur mit der neuen Applikation immob10.
Bei einer Teilmigration werden die Liegenschaftsstammdaten, Objektstammdaten und Mieterstammdaten übernommen, wobei oft ebenfalls die Kreditorenstammdaten und die Unterhaltsdatei der Objekte übernommen werden kann. Wie bei einer manuellen Datenerfassung wird in einem solchen Fall empfohlen, die bisherige Software zu Abfragezwecken (Historik) während einer gewissen Zeit beizubehalten.
Für Liegenschaftsverwaltungen, welche die Softwarelösung immob8.5 einsetzen, besteht die Möglichkeit sämtliche Daten, inklusive der Historik, zu migrieren. Bei dieser Migration werden ebenfalls die buchhalterischen Daten, inklusive der Abschlüsse, über eine nicht begrenzte Zeitdauer migriert. Obschon es sich bei der Softwarelösung immob8.5 um ein Standardprodukt handelt, welches noch über Jahre weiter gewartet wird, muss die Datenmigration von einem Projektverantwortlichen überprüft werden. Es geht dabei um die Kontrolle der Daten sowie um spezifische Datenerfassungen zu erkennen, damit die Auslagerungsprogramme seitens immob8.5 oder die Importapplikationen von immob10 angepasst werden können. Dank diesem Vorgehen können manuelle Daten-Anpassungen auf ein Minimum beschränkt werden. Es liegt jedoch auf der Hand, dass die ursprüngliche Datenqualität für eine erfolgreiche Migration ausschlaggebend ist. So können zum Beispiel nur IBAN-Bankkontonummern übernommen werden, da alte Bankkontonummern beim Import von der Applikation immob10 abgewiesen werden.
