Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10
Das elektronische Dokumentenmangement (DMS) in der Web-Lösung Immob10 und die aktuellen und zukünftigen Anforderungen in Sachen Mobilität
Mit der Pandemie-Krise haben viele Immobilienverwaltungen das Homeoffice entdeckt. Einige davon haben diese Zeit nur mit grosser Mühe überstanden, insbesondere wenn der Zugang zu Dokumenten, die für die tägliche Arbeit unerlässlich sind, nicht oder nur mit zusätzlichem Arbeitsaufwand möglich war. Andere hingegen, die vor der Pandemie den Weg des elektronischen Dokumentenmanagements eingeschlagen haben, hatten weniger Schwierigkeiten sich der neuen Situation anzupassen.
Obwohl diese Pandemie noch nicht vorbei ist, hat eine Vielzahl von Mitarbeitern den Weg zurück ins Büro und an ihren gewohnten Arbeitsplatz gefunden. Der unerwartete Durchzug des Covid hat unsere Arbeitsgewohnheiten jedoch verändert und zeigt uns, dass Homeoffice auch in Zukunft nicht mehr zu ignorieren ist, da die Mitarbeiter die Vor- und Nachteile der Heimarbeit entdeckt haben. Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitern mittlerweile, einen Teil ihrer Arbeit von zu Hause aus zu machen.
Damit Homeoffice genauso effizient ist wie Büroarbeit, muss der Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit gewährleistet sein.
Immob10 und sein integriertes DMS ermöglichen es, beliebige Papierdokumente zu digitalisieren und an die betroffene Person zu senden. Gleiches gilt für PDF-Dokumente, welche die Verwaltung per E-Mail erhält. Bei Rechnungen eines Lieferanten versucht das System, den Kreditor, die Art der Arbeit, seine Bankverbindung sowie die betroffene Liegenschaft mit der dazugehörigen Kontierung zu ermitteln. Diese Vorverarbeitung beschleunigt die Arbeit des Buchhalters erheblich, da nur die fehlenden Daten ergänzt werden müssen. Bei dieser Arbeit verfügt der Buchhalter über die digitale Version der Rechnung. Das DMS-Dokument wird dann verknüpft und den vom Arbeitsprozess betroffenen Elementen zugeordnet. Für Rechnungen werden zum Beispiel Verknüpfungen zur der Unterhaltshistorik der Liegenschaft, zum Kreditorenkonto und der Buchhaltung (Verwaltungsrechnung / Nebenkosten) angelegt.
Da Immob10 eine Webanwendung ist, sind alle Dokumente von jedem Tool aus (PC, Tablet, Laptop) und überall (im Büro, Homeoffice und während der Wohnungsabnahme) zugänglich. Im Gegensatz zu Anwendungen, welche mit Tools der vorherigen Generation entwickelt wurden, verzichtet Immob10 auf schwerfällige und störungsanfällige Schnittstellen und kann so den heutigen Anforderungen in Sachen Mobilität voll entsprechen.
Die Architektur von Immob10 ermöglicht Eigentümern von Liegenschaften oder Stockwerkeigentümern den direkten und sicheren Zugriff auf Dokumente, ohne dass Programme oder Programmfragmente in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung installiert werden müssen.
