Fonctions de base

🔟 Fonctions de base

Les fonctions de base font partie intégrante dans les versions « First » et « Pro ». Toutes les personnes/adresses sont gérées de manière globale au niveau de la société. Une personne peut ainsi être gérée en tant que locataire, concierge, créancier, propriétaire, copropriétaire ou encore gérant.

Pour une automatisation accrue du trafic des paiements, il est par exemple possible d’attribuer à chaque personne plusieurs relations bancaires (indépendamment de la fonction de la personne).

Ci-dessous quelques exemples de fonctions de base:

Système de sauvegarde des données
Indépendamment de la sauvegarde des données au niveau du cloud ou par le service informatique interne de la gérance, les utilisateurs peuvent effectuer une sauvegarde des données. Les utilisateurs peuvent ainsi recharger une sauvegarde sans avoir recours aux services d’un informaticien.
Données de base
De la société : à l’intérieur d’une base de données physique, le client a la possibilité de :
- définir plusieurs sociétés, chaque société pouvant contenir un nombre illimité d’immeubles
- contrôler l’accès aux sociétés et des données au moyen d’autorisations par utilisateur
- définir individuellement pas société l’expéditeur (Logo) figurant sur les documents.
- choisir la langue de dialogue ainsi que des réglages standards valables pour tous les immeubles tels que groupes d’immeubles, régions, quartiers, modèles de plan comptable, signatures, lettres etc…
Les données de base des créanciers (artisans) sont gérées au niveau de la société et accessibles par les immeubles. Un créancier peut être attribué à plusieurs immeubles. Une modification au niveau du créancier est ainsi répercutée sur tous les immeubles concernés.

De l’utilisateur (User) : à ce niveau, il est possible de définir un nombre illimité d’utilisateurs. Chaque utilisateur est ensuite attribué à un groupe de travail. Le nombre de groupes n’est pas limité et ceux-ci peuvent être définis librement pour une utilisation inter-sociétés. Chaque groupe a accès par défaut à toutes les sociétés. L’accès à des sociétés pour certains utilisateurs peut être verrouillé. Des droits d’accès (lecture, saisie, effacement) sont définis pour des groupes de travail. Ceux-ci sont ciblés précisément par exemple pour les données de base immeubles, assurances, entrées de l’immeuble ou documents etc.
Immeubles
Il y a pour chaque immeuble:
- le logo d’expédition (peut être différent de celui indiqué dans la société)
- les entrées de l’immeuble
- la langue de l’immeuble pour l’impression des documents
- les documents
- les définitions au niveau du confort
- le mode de financement et les hypothèques de l’immeuble
- les assurances
- l’attribution des créanciers/artisans selon leur branche d’activité
- le ou les propriétaires
- la liste des appareils installés dans les communs de l’immeuble
- l’attribution de l’immeuble à un ou à plusieurs gérants et concierges, ceci en fonction de leur activité
- les objets locatifs ou en PPE avec un nombre important d’informations permettant d’accélérer la gestion courante
- le bail à loyer avec plusieurs preneurs de bail
- les adresses des personnes étant gérées au niveau de la société pour une utilisation inter-immeuble (les relations bancaires des personnes concernées)
Comptabilité
- le plan comptable configurable individuellement par immeuble
- la comptabilité double avec un bilan et un compte d’exploitation
- la comptabilité locataires /copropriétaires avec ou sans débit comptable des loyers (loyers dûs ou loyers encaissés)
- le trafic des paiements selon ISO20022
- la comptabilité des créanciers intégrée
- le large choix d’éditions
- la TVA pour les immeubles ayant opté totalement ou partiellement
- le système d’extourne par simple clic

Gestion des locataires/copropriétaires
- système de rappel configurable avec plusieurs degrés (du 1^er rappel à la mise en demeure)
- le compte locataire avec les écritures comptables
- le compte courant pour les acomptes de charges à décompter
- l’état locatif
- les arrangements de paiements
- l’encaissement selon ISO20022
- les éditions diverses
Gestion des créanciers
- la saisie des factures et notes de crédit
- l’impôt préalable
- la correction de l’impôt préalable lorsque l’immeuble est concerné par la TVA
- les propositions des paiements
- la gestion de l’escompte en cas de paiement rapide
- les ordres de virement selon la norme ISO20022
- les éditions diverses
Décompte de chauffage/charges
- les clefs de répartitions librement configurables
- le nombre de périodes illimitées de charges
- les surfaces variables
- les compteurs
- l’interface pour les décomptes individuels avec les sociétés chargées du relevage des compteurs DTA-VKS – CH-Standard
- la correction automatique de l’impôt préalable pour les objets non-optés dans les immeubles concernés par la TVA
- les écritures préalables et finales automatisées,
- le décompte de charges avec des acomptes réellement payés (et non pas d’acomptes théoriques)
- l’annulation d’un décompte en cours par simple clic.
Mutations des loyers
- l’actualisation automatique de l’indice du coût de la vie à partir du site de l’OFS
- le calcul automatique des nouveaux loyers
- le document avec proposition des nouveaux loyers
- l’édition des notifications sur les formules cantonales officielles (voir disponibilité)
Gestion technique
- la création de demandes de devis ou/et de bons de travaux aux artisans/créanciers
- l’impression du document ou envoi par e-mail
- la mise à jour automatique (sur la base du bon de travail) de l’historique d’entretien en tenant compte de la liste des appareils concernés au niveau de l’objet ou immeuble
- la liste des travaux d’entretien effectués par objet ou par immeuble, nombre d’années illimités
Correspondance
Outil permettant de créer des modèles de lettres pour le travail journalier du gérant.

Archivage de la correspondance au niveau « adresse » pour les locataires, copropriétaires, créanciers, propriétaires etc.

🔟 Fonctions de base

Système de sauvegarde des données

Données de base

Immeubles

Comptabilité

Gestion des locataires/copropriétaires

Gestion des créanciers

Décompte de chauffage/charges

Mutations des loyers

Gestion technique

Correspondance

Ces fonctions de base sont disponibles dans les deux versions de notre application web: First et Pro

Des questions ? Contactez nous !